Systeemgegevens

Je praktijkgegevens invoeren is het eerste onderdeel om Intramed gebruiksklaar te maken. Op drie tabbladen voer je de naam en adresgegevens van jouw praktijk in, Intramed licentie gegevens en zo nodig je praktijklocaties.

Bij een locatie kun je ook de aparte bedrijfsruimten vastleggen om deze voor bepaalde behandelingen te kunnen reserveren.

In een schema ziet het er zo uit:

Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens]; het scherm “Praktijk” wordt geopend op tabblad “1. Praktijk”.
Vul de velden in; voor zover van toepassing.
Bewaar de gegevens (“F5” of ) het scherm wordt gesloten.

U kunt de gegevens alleen bewaren als de juiste adresgegevens zijn ingevuld, in combinatie met de licentiegegevens op tabblad “2. Licentie”.

 Door op de “TAB”-toets te drukken gaat u naar het volgende veld. Met de toetsen “Shift” + “TAB” kunt u naar het vorige veld.

1. Je hebt het scherm “Systeemgegevens” nog open staan OF
   open het scherm opnieuw menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens].
2. Klik op tabblad “2. Declareren”.
3. Vul de velden in.
4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

In dit scherm vul je instellingen in met betrekking tot declareren en factureren. Je bepaalt hoe je werkt met incasso, acceptgiro’s en waar declaratiebestanden en retourinformatie van verzekeraars moet worden bewaard.

1. Vul de velden in de rubriek “Algemeen” in; voor zover van toepassing.
   

   Veld	Omschrijving
   Nota’s per e-mail	Kies voor deze optie als je nota’s per e-mail wilt versturen. (Vervolgens kun je op tabblad “2. Financieel/Mailing” van de patiëntgegevens aangeven of de patiënt de nota’s per e-mail wilt ontvangen.)
   Volgende declaratienr:	Standaard is het volgnummer van de eerst volgende declaratie ingevuld. Je kunt dit aanpassen om bijvoorbeeld nummers te gebruiken die meer informatie geven. Bijvoorbeeld: 20120001 voor de eerste declaratie in 2012. Bij elke volgende declaratie zal dit nummer opgehoogd worden naar 20120002, 20120003, en zo voorts. Een nummer kan niet tweemaal worden gebruikt. Als je het declaratienummer wijzigt, moet het gewijzigde nummer hoger zijn dan het hoogste declaratienummer in het systeem op dat moment. Als bijvoorbeeld declaratienummer 971546 het hoogste nummer is in het systeem, kun je geen waarde invullen lager dan dit getal.
   Behandelomzet naar:	Standaard wordt “Declarant” ingevuld; je kunt dit wijzigen als dat voor bijvoorbeeld de Twinfield-koppeling nodig is. Klik op  en kies “Declarant” of “Behandeld door”. Ale je kiest voor “Declarant”, dan wordt de omzet toegeschreven aan de declarant uit het contract. Als je kiest voor “Behandeld door”, dan wordt de omzet van een reguliere behandeling toegeschreven aan de medewerker die ingevuld is als behandelaar in de behandeling. Als het een declaratiemoment betreft, wordt de omzet toegeschreven aan de behandelaar uit de gedeclareerde behandelserie.
   Behandelomzet boeken op:	Standaard wordt “Factuurdatum” ingevuld; je kunt dit wijzigen als dat voor bijvoorbeeld de Twinfield-koppeling nodig is. Klik in het veld daarachter op  en kies “Factuurdatum” of “Behandeldatum”. Als je kiest voor “Factuurdatum”, dan worden de omzetboekingen voor behandelingen geboekt op de datum waarop de factuur gemaakt is. Als je kiest voor “Behandeldatum”, dan worden de omzetboekingen voor behandelingen gesplitst naar behandeldatum en op die datum geboekt.

2. Vul de velden in de rubriek “Automatische incasso” in; voor zover van toepassing.
   

   Veld	Omschrijving
   Gebruik incasso:	Standaard is “Nee” ingevuld. Je kunt dit wijzigen: klik op  en kies “Ja”; andere velden zijn nu ook beschikbaar.
   Bankrekening voor incasso:	Standaard wordt het bankrekeningnummer overgenomen uit de praktijkgegevens; tabblad “1. Praktijk”.  Je kunt een ander bank- of girorekeningnummer invullen. Het eerder ingevulde rekeningnummer wordt bewaard. Klik op de pijlknop achter het veld om het bewaarde rekeningnummer te zien. Je kunt het bewaarde rekeningnummer selecteren.  Via de knop ‘Maak IBAN” kun je een oud bankrekeningnummer naar een IBAN om laten zetten.
   Grootboek incasso:	In dit veld kies je een grootboekrekening waarop de acceptgiro’s betalingen geboekt moeten worden: klik op  en dubbelklik op de grootboekrekening.  Door onder in dit scherm het filter “actief (niet geblokkeerd)” aan te vinken, zie je alleen de beschikbare grootboekrekeningen.  Je kunt in het scherm “Selecteren Rapport” een bestaand rapport wijzigen: klik één keer op het betreffende rapport, en klik op .
   BIC voor incasso:	Typ de BIC-code van je bank in.  Via de knop ‘Maak IBAN” kun je de BIC-code zien.
   Europese incassoidentificatie:	Typ het Incassant ID dat je van je bank hebt gekregenen waarmee je organisatie als incassant in het hele SEPA-gebied te herkennen is.

3. Vul de velden in de rubriek “Acceptgiro” in; voor zover van toepassing.
   
   
   

   Veld	Omschrijving
   IBAN acceptgiro gebruiken:	Door de invoering van IBAN is het formaat van acceptgiro’s gewijzigd. Het nieuwe formaat is in Intramed beschikbaar. Tot 1 augustus 2014 kon het oude formaat van acceptgiro’s verwerkt worden. Als je ervoor kiest om met het IBAN acceptgiro formaat te gebruiken, moet je een aantal instellingen gedaan hebben: – alle rekeningnummers moeten zijn omgezet naar IBAN (patiënten, medewerkers etc.); – bij de medewerkers die ook declarant zijn moet ook een BIC ingevuld zijn; – je hebt zelf het nieuwste acceptgiro papier om op te kunnen printen. Vink het vak vóór het veld aan als je gebruik wilt maken van het formaat “IBAN acceptgiro”.
   Formuliercode:	Het veld “Formuliercode:” kun je zelf niet instellen. De inhoud van het veld hangt af van de keuze bij het veld “IBAN acceptgiro gebruiken:”.

4. Vul de velden in de rubriek “Bestandsnaam & Directories” in; voor zover van toepassing.
   
   
   

   Veld	Omschrijving
   Opbouw naam declaratiebestand:	Standaard is hier “Declaratienummer” ingevuld. Je kunt dit wijzigen: kies via  een andere bestandsnaam opbouw. Elke bestandsnaam mogelijkheid eindigt met het declaratienummer. Dit nummer wordt bij elke volgende declaratie met 1 opgehoogd.
   Directory voor aangemaakte declaratiebestanden: Directory voor ontvangen retourinformatie bestanden:	Hier voer je de plaats in, waar in de computer (of daarbuiten) aangemaakte declaratiebestanden en/of retourinformatie bestanden moeten worden bewaard. Klik op . Je ziet een menu, waarin je kunt kiezen voor de algemene mappen “Mijn documenten” of “Gezamenlijke documenten” OF een door jou aangemaakte opslagmap via “Selecteer een directory…”. In het laatste geval wordt het scherm “Map selecteren” geopend, waarin je door steeds klikken op  naar de juiste map kunt gaan. Je kunt hier ook op een bepaalde locatie een nieuwe map aanmaken. Klik op “OK” om de betreffende mapkeuze toe te voegen in het veld.  De bestandsnaam van het opgeslagen retourinformatiebestand zal als volgt worden opgebouwd: extern declaratienummer_intern declaratienummer_declaratie standaard_status.

5. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

1. Je hebt het scherm “Systeemgegevens” nog open staan OF
   open het scherm opnieuw menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens].
2. Klik op tabblad “2. Declareren”.
3. Vul de velden in.
4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

Vul de velden in de rubriek “Lay-outs” in; voor zover van toepassing.

1. Vul de velden in de rubriek “Lay-outs” in; voor zover van toepassing.

2. Druk op “TAB”; je gaat naar het volgende veld. Druk op “Shift” + “TAB”; je gaat naar het vorige veld.

   Veld

   Omschrijving

   Nota lay-out: Nota lay-out e-mail: Nota lay-out verkoop: Nota lay-out verkoop e-mail: Creditnota lay-out: Creditnota lay-out verkoop: Nota lay-out instellingen: Nota lay-out eigen bijdrage: Nota lay-out incasso: Nota lay-out mislukte incasso: Nota lay-out verkoop incasso: Nota lay-out verkoop mislukte incasso:

   BIj deze velden stel je de lay-out van nota’s in. Klik op de knop “Geavanceerd” om ook de layout van nota’s voor incasso, instellingen en eigenbijdrage in te stellen: klik op  en dubbelklik op de nota lay-out.   Het selectiescherm “Selecteren Rapport” wordt steeds gefilterd op lay-out’s, die bij het soort nota beschikbaar zijn.  Je kunt in het scherm “Selecteren Rapport” een bestaand rapport wijzigen: klik één keer op het rapport, en klik op .

3. Vul de velden in de rubriek “Betalingsteksten” in; voor zover van toepassing.
   

   Veld	Omschrijving
   Betalingstekst nota: Betalingstekst creditnota: Betalingstekst incasso: Betalingstekst mislukte incasso:	Vul een tekst in die moet verschijnen op nota’s, bijvoorbeeld: “Met ingang van volgende maand wijzigt ons bankrekeningnummer!” of een betalingsinstructie. De tekst die je hier intypt, komt pas op de nota als je het veld “Betalingstekst:” toevoegt aan het nota ontwerp.  Je kunt bij een medewerker een afwijkende tekst opgeven.

4. Vul de velden in de rubriek “Overig” in; voor zover van toepassing.
   

   Veld	Omschrijving
   Specificatie zittingen printen	Kies voor deze optie, als je wilt dat tijdens het printen van verzamelstaten ook een specificatie van de gedeclareerde zittingen wordt geprint.
   Incasso nota’s printen tijdens:	Klik op  en kies “Declareren” of “Aanmaken incasso bestand”. Je geeft hiermee aan op welk moment de nota’s afgedrukt moeten worden. De optie “Declareren” betekent: gelijk bij het aanmaken van alle nota’s, en de optie “Aanmaken incasso bestand” betekent: bij het aanmaken van het incasso bestand.  Bij de eerste optie is nog niet bekend wanneer de nota geïncasseerd zal worden en kan dat dus ook niet op de nota worden afgedrukt.

5. Bewaar de gegevens (“F5” of ).