In deze handleiding vind je de belangrijkste aandachtspunten om correct en optimaal te werken met de Zorgtopics verslagleggingsrichtlijnen.
N.B. In deze handleiding gaan we ervanuit dat de EPD instellingen voor Zorgtopics al zijn gedaan. Heb je dit nog niet gedaan, zie dan de handleiding ‘Zorgtopics EPD inrichten’.
Formulieren en formulierensets gebruiken
Bij het maken van een eerste afspraak is het belangrijk dat je direct ook de formulierset toevoegt omdat:
- De onderdelen dan direct aan het dossier bij de intake worden toegevoegd.
- De vragenlijsten direct online uitgezet worden (m.b.v. online diensten).
Kies hiervoor tijdens het inplannen van de eerste afspraak door veld ‘Formulierset’ in te vullen.
Als je met het aanmaken van een afspraak een formulierset selecteert staan de vragenlijsten en alle andere verplichte meetinstrumenten direct in het dossier onder de Intake:
Achteraf een formulierset toevoegen en/of wijzigen
Als je bent vergeten om bij het aanmaken van de behandelepisode een formulierset toe te voegen dan kun je dat alsnog doen.
- Open de betreffende behandelepisode en kijk op Tabblad 1. Verslaglegging
- Klik op “intake’, en klik op het icoon om vragenlijsten toe te voegen
- Selecteer uit de map “Fysiotherapie” die gewenste klacht en klik op “Ok”
Zorgtopics Zorgplankeuze formulier gebruiken
Werk altijd met het Zorgtopics zorgplankeuze formulier. Deze wordt automatisch toegevoegd wanneer je met de Zorgtopics richtlijnen werkt.
Het Zorgplankeuze formulier helpt je om alle noodzakelijke registraties te doen en voorkomt fouten in de keuze van:
- De diagnosecode
- Het zorgplan (na de keuze wordt ook de juiste behandelrichtlijn getriggerd)
- De codelijst
- Het zorgprofiel (zorgproduct)
- De toestemmingsregistratie voor de Zorgtopics export
Let op: Wanneer het zorgplankeuze formulier leeg is, de toestemming met ’Nee’ is ingevuld of de toestemming niet is ingevuld dan komt het dossier niet in de Zorgtopics export.
Instellingen bij exclusie
Wanneer het een exclusie betreft, kun je dat ook via het Zorgplankeuze formulier aangeven. In dat geval vul je geen Zorgplan in en vink je ‘Patiënt wordt geëxcludeerd’ aan in het Zorgplankeuze formulier:
Beantwoord de vraag over het toevoegen van een exclusie zorgplan met ‘Toevoegen’. Nu wordt een exclusie behandelplan toegevoegd welke NIET in de export naar Zorgtopics wordt verstuurd.
Let op: Je kunt ook zelf een andere behandelrichtlijn kiezen die je voor exclusie wilt gebruiken, zo lang het maar geen Zorgtopics richtlijn is omdat deze anders geëxporteerd zou worden als inclusie. Als je liever een eigen richtlijn gebruikt, dan kun je de trigger voor het toevoegen van de exclusie richtlijn uitschakelen. Hier lees je meer over triggers.
De exclusiereden moet nog wel gekozen worden:
Bij exclusie gebruik je de reguliere codelijst Fysiotherapie en je declareert met een exclusie diagnosecode. Het veld “Zorgproduct” laat je leeg:
Zorgtopics Behandelplannen gebruiken
Het is noodzakelijk om een behandelplan in het dossier toe te voegen en te gebruiken. Een behandelplan heeft de volgende voordelen:
- De verplichte meetinstrumenten, de tussenevaluaties en (eind)rapportages worden op de juiste momenten ingepland. Op deze manier kun je dit niet vergeten.
- De testverslagen kun je vanuit het behandelplan toevoegen wanneer dat nodig is.
- Met het behandelplan is het mogelijk om automatisch vragenlijsten te laten versturen.
Hier kun je alle uitleg lezen over hoe je een behandelplan gebruikt.
Recidief
Als er sprake is van een recidief behandeling, dan kunnen deze niet gedeclareerd worden maar moeten wel inzichtelijk zijn voor de zorgverzekeraar. Daarom is het nodig dat éénmalig de recidiefcode met 0,00 cent gedeclareerd worden aan de verzekeraars. Hiervoor ga je als volgt te werk:
- Heropen de behandelepisode
- Voeg een nieuwe behandelserie toe
- Beantwoord de vraag door op “Een behandelserie toevoegen voor xxx” te klikken.
- Vul in de nieuwe behandelserie bij Zorgproduct het recidief product in.
- Via deze behandelserie kan het traject verder worden afgerond en opnieuw afgesloten.
- Door deze instelling zal de zorgverzekeraar éénmalig recidiefcode met 0,00 cent gedeclareerd gaan krijgen.
Behandeling declareren
De behandelingen declareer je op dezelfde manier zoals je alle andere behandelingen declareert naar de verzekeraar. (Dus via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat])
Export maken voor Zorgtopics
Voorwaardes voor Exports:
Als lid van Zorgtopics kun je van de relevantie zorgplannen een export maken. In de exports staan alle behandelepisodes waarvan het veld ‘Toestemming’ in het formulier Zorgtopics zorgplankeuze met ‘ja’ is ingevuld. Je kunt alleen een Zorgtopics export maken als:
- Als je de rechten hebt om een export uit te voeren. Dit stel je in via:
- Menu [Systeem], [Organisatie], [Groepen].
- Dubbelklik op de juiste groep.
- Klik dan op tabblad “2. Acties”,
- Bij de rubriek “Exports” vink je de juiste export aan.
Export maken:
Voor meer informatie over het maken van export voor Zorgtopics, zie deze handleiding: https://www.intramedexpert.nl/documentatie/data-aanleveren-zorgtopics/