Medische gegevens verwijderen
Met het ingaan van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) kan een patiënt verzoeken om zijn gegevens te verwijderen uit jouw administratie (Recht op verwijdering). Maar als medisch dienstverlener heb je ook te maken met de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO), die je verplicht op een medisch dossier bij te houden én minimaal 20 jaar te bewaren. Ook zijn er nog je financiële gegevens, waarvoor een bewaartermijn van minimaal 7 jaar geldt.
In principe is de praktijk verplicht de gegevens te verwijderen als een patiënt daarom verzoekt. Wat betekend dit in Intramed? Er zijn 3 scenario’s.
Scenario 1:
- een patiënt verzoekt om verwijdering van alleen de medische gegevens.
Scenario 2:
- een patiënt verzoekt om verwijdering van alle gegevens (wat alleen kan als onder andere aan alle bewaartermijnen is voldaan).
Scenario 3:
- een patiënt heeft niet om verwijdering gevraagd. De gegevens mogen verwijderd worden na de verschillende verplichte bewaartermijnen. Dit wil zeggen:
- financiële gegevens na 7 jaar;
- medische gegevens na 20 jaar. Deze bewaartermijn gaat in vanaf de laatste wijziging in het dossier. Er zijn uitzonderingen waardoor de gegevens bewaard blijven (bijvoorbeeld als de informatie belangrijk is voor familie, of in geval van een juridisch conflict). In dit geval moet je aangeven dat gegevens niet verwijderd mogen worden.
Omdat compleet verwijderen van alle gegevens invloed heeft op de statistieken en de andere historische functies, is er voor gekozen gegevens te verwijderen of te anonimiseren.
Hieronder kun je lezen hoe je de gegevens kunt verwijderen en welke aanvullende acties je moet ondernemen.
Stap 1: Rechten binnen Intramed
Het is niet de bedoeling dat elke medewerker zomaar de medische gegevens van patiënten mag verwijderen. Wel zouden meerdere medewerkers de patiënten moeten kunnen zien, bij wie de medische gegevens zijn verwijderd. Dit kun je aangeven in de groepsrechten in Intramed.
- Ga naar [Systeem], [Organisatie], [Groepen].
- Dubbelklik op de groep die je wilt aanpassen.
- Klik op tabblad “2. Acties”.
- Vink in de rubriek “Privacy” de actie “Verwijder medische dossier” aan.
- Vink in de rubriek “Privacy” de actie “Verwijderde dossiers tonen” aan.
Wie daarvoor het recht “Verwijderde dossiers tonen” heeft, kan in de patiëntenlijst zo nodig de verwijderde patiënten zien.
Stap 2: (Nog) niet verwijderbare patiëntgegevens
Als een patient vraagt om verwijdering van gegevens kunnen de volgende situaties optreden:
- Er zijn nog lopende financiële trajecten (zoals onbetaalde rekeningen). De patient kan niet worden verwijderd.
- Het is minder dan 7 jaar geleden dat de laatste financiële transactie is afgesloten: het dossier kan worden verwijderd, de financiele gegevens nog niet.
- Het is meer dan 7 jaar geleden dat de laatste financiële transactie is afgesloten. Het dossier én de financiële gegevens kunnen (automatisch) worden verwijderd.
- Het is meer dan 20 jaar geleden dat het laatste dossier is afgesloten. De patient kan (automatisch) worden verwijderd.
Stap 3: Medisch dossier verwijderen uit Intramed
In Intramed worden patiëntgegevens op diverse plaatsen gebruikt en bewaard. Om patiëntgegevens te verwijderen is er een speciale wizard voor ontwikkeld. Zo weet je als Intramed gebruiker zeker, dat alle relevante gegevens in 1 keer worden aangepakt.
- Ga naar [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op een patiënt waarvan je de gegevens wilt verwijderen.
- Klik op “Opties”, “Verwijder medisch dossier”.
- Als eerste zie je een scherm, waarop twee waarschuwingen staan. Waaronder een toelichting dat alle zaken van de patiënt eerst financieel afgehandeld moet zijn voor verwijderen.
Let op: Verwijderen van medische gegevens is niet meer terug te draaien! - Klik op “Volgende”.
- Bevestig dat je echt wilt verwijderen en klik op “Voltooien”.
- Je krijgt een melding, dat het gelukt is en klik op “Sluiten”.
- Je ziet dat de patiëntgegevens leeg zijn op enkele voor de database noodzakelijke velden na. Als naam wordt dan “<verwijderd>” gebruikt; ook op andere plaatsen waar patiëntnaam was te zien.
Stap 4: Patiëntenlijst
In de patiëntenlijst, onder de knop “Opties”, is de optie “Verwijderde dossiers tonen” zichtbaar.
Klik je hierop, dan wordt de patiëntenlijst gefilterd op patiënten, waarvan de medische dossiers zijn verwijderd.
Je ziet hier dat algemene patiëntgegevens bewaard zijn gebleven (zie ook de inleiding van deze beschrijving). Je kunt nog dubbelklikken op een patiënt in deze lijst. In deze situatie kun je in de patiëntenlijst geen nieuwe patiënt toevoegen. Ook vanuit de patiëntgegevens met verwijderde medische gegevens kan dan geen nieuwe patiënt worden toegevoegd.
Om terug te keren naar de lijst met bestaande patiënten, klik eenmaal in de patiëntenlijst bij de optie “Verwijderde dossiers tonen”.
Stap 5: Logging
Op tabblad “9. Logging” van de systeemgegevens kun je aan-/uitvinken, dat het verwijderen van medische gegevens gelogd moet worden. Vanuit de lijst met verwijderde medische dossiers kun je het log opvragen als je daartoe de rechten hebt. Om dit te doen:
- ga naar [Systeem], [Organistatie], [Systeemgegevens], en klik op tabblad “9. Logging”.
- Selecteer of het verwijderen van medische dossiers gelogd moet worden.
Vanuit de lijst met verwijderde medische dossiers kun je het log opvragen als je daartoe de rechten hebt. Dit doe je vanuit de patiëntenlijst.
- Klik op “Opties”, “Verwijderde dossiers tonen”.
- selecteer de verwijderde patiënt.
- Klik bovenin op het menu “Bewerken”, “Log inzien”.
Na het verwijderen is er een logregel toegevoegd waarin staat, wanneer het medisch dossier is verwijderd en door wie.
Welke gegevens worden er verwijderd?
Als je een medisch dossier hebt verwijderd, zijn er weinig gegevens over. Welke gegevens zie je nog wel in de patiëntgegevens?
Tabblad | Wat zie je nog? |
|---|---|
1. Algemeen | Dit tabblad is leeg behalve:
|
2. Financieel/Mailing | Dit tabblad is leeg behalve:
|
3. Bijzonderheden | Dit tabblad is leeg en de keuzes worden op de standaard waarde gezet. |
4. Behandelepisodes | De behandelepisode, behandelserie en behandelingen blijven staan, maar de inhoud van de behandelepisode wordt leeggemaakt. |
5. Oefenprogramma’s | De oefenprogramma’s blijven staan. |
6. Documenten | Alle documenten zijn verwijderd. |
7. Debiteurenposten | Alle debiteurenposten blijven staan. |
8. Verkoop | Alle verkopen blijven staan. |
9. Abonnementen | Alle abonnementen blijven staan. |
10. Betrokkenen | Alle betrokkenen blijven staan. |
11. Berichten | Alle berichten zijn verwijderd |
Kortom, alle gegevens die betrekking hebben op het medische dossier worden verwijderd; de financiële gegevens blijven tot nu toe staan.
Wat is er nog meer verwijderd / bewaard?
Soort gegevens | Verwijderd? |
|---|---|
Aanmeldingen | Alles in relatie met de patiënt wordt verwijderd, |
Handelingen | Allen in relatie met de patiënt worden verwijderd, |
Systeem, Organisatie, Gebruikersaccounts | Wanneer het medische dossier van een patiënt wordt verwijderd wordt het gebruikersaccount van deze patiënt verwijderd. Het gebruikersaccount van de gekoppelde personen (medewerker en patiënten) blijven wel bestaan. Alles in relatie met de patiënt wordt verwijderd, |
Taken | Alles in relatie met de patiënt wordt verwijderd, |
Logboek SBVZ-raadplegingen | Alles in relatie met de patiënt wordt verwijderd, |
ZorgDomein correspondentie | Alles in relatie met de patiënt wordt verwijderd, |
De volgende exports zijn aangepast, zodat hierin niet meer de verwijderde medische dossiers (behandelepisodes, etc.) worden geëxporteerd:
- Patiënt/Behandelingen
- Behandelepisodes
De volgende rapporten zijn aangepast zodat hierin niet meer de patiënt- en behandelgegevens uit verwijderde medische dossiers (behandelepisodes, etc.) worden afgedrukt:
- Kwaliteitsbewaking
- DBC’s per verzekeraar
- Tijd sinds laatste behandeling
- Uren overige handelingen
- Dagstaat
- BSN controle lijst
- Status aangeleverde behandelseries naar DIS
- Etiketten (patiënten)
- Patiëntenoverzicht
- Patiëntenrapport
- Telefoonlijst
De volgende DIS-rapporten zijn aangepast zodat i.p.v. de “Naam patiënt” de tekst “(medisch dossier verwijderd)” wordt afgedrukt:
- Aan te leveren behandelseries
- Nog retour te ontvangen behandelseries
- Afgewezen behandelseries