Aanmaningen versturen en afboeken
Voordat je denkt aan herinneren of zelfs aanmanen, check je eerst welke declaraties nog open staan.
Stap 1: Overzicht openstaande declaraties
Voordat je denkt aan herinneren of zelfs aanmanen, check je eerst welke declaraties nog open staan.
In Intramed is hier snel een overzicht van te krijgen.
- Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties]; het scherm “Declaraties” wordt geopend.
- Klik op de knop “Printen”, “Declaratie overzicht…”; het scherm “Declaratie overzicht” wordt geopend.
- Stel zo nodig filters, sortering en het soort uitvoer in.
- Klik op de knop “OK”; het rapport “Declaratie overzicht” wordt geopend.
- Als u bij de rubriek “Uitvoer” heeft gekozen voor “Scherm”, dan kunt u zo nodig onderin het rapportscherm op het icoon
klikken om het rapport alsnog op papier te printen of op het icoon 
om het rapport als PDF te bewaren. - Sluit het scherm (“ESC” of
.
Stap 2: Nota('s) aanmanen
Één nota aanmanen
- Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties].
- Klik op de betreffende nota die je wilt aanmanen.
- Klik op de knop “Opties”, “Aanmanen nota…”.
- Vul de velden in en klik op “OK”.
- Als de aanmaning per e-mail verzonden wordt, wordt er een melding getoond als de nota is verstuurd. Klik op “OK”.
- Als de aanmaning niet per e-mail wordt gestuurd, opent het scherm “Aanmaning…”.
- De aanmaningen die op het scherm staan worden niet per e-mail verstuurd en kunnen nu afgedrukt worden op de printer, klik op het printicoon
en volg de stappen. - Daarna kunnen deze schermen gesloten worden via (“ESC” of ).
Meerdere nota’s aanmanen
Je kunt alle nota’s tegelijk aanmanen. Intramed bepaalt automatisch of een aanmaning aangemaakt moet worden, en of het de eerste, tweede, aanmaning is.
- Klik op menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties].
- Klik op “Opties”, “Aanmanen alle…”.
- Vul het veld in en klik op “OK”.
- Als de aanmaning per e-mail verzonden wordt, wordt er een melding getoond als de nota is verstuurd. Klik op “OK”.
- Als de aanmaning niet per e-mail wordt gestuurd, opent het scherm “Aanmaning…”.
- De aanmaningen die op het scherm staan worden niet per e-mail verstuurd en kunnen nu afgedrukt worden op de printer, klik op het printicoon en volg de stappen.
- Daarna kunnen deze schermen gesloten worden via (“ESC” of ).
Stap 3: Aanmaningen inzien en printen
Je kunt ze zo nodig herprinten als er bij jou iets mis is gegaan met bijvoorbeeld de toner. Als klanten claimen, de aanmaning niet gekregen te hebben, kun je een kopie printen. Andere klanten willen graag direct een kopie meegestuurd krijgen voor de eigen administratie; bijvoorbeeld als je de aanmaning naar een instelling of werkgever stuurt.
- Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien aanmaningen]; het scherm “Aanmaningen” wordt geopend.
- Klik op de knop “Printen”.
- Klik op de optie “Aanmaning overzicht”; het scherm “Aanmaning overzicht” wordt geopend.
- Stel zo nodig filters in op tabblad 1 en/of 2.
- Stel zo nodig het soort uitvoer in.
- Klik op de knop “OK”; het rapport wordt afgedrukt zoals je bij de rubriek “Uitvoer” hebt ingesteld.
- Als u bij de rubriek “Uitvoer” heeft gekozen voor “Scherm”, dan kunt u zo nodig onderin het rapportscherm op het icoon klikken om het rapport alsnog op papier te printen of op het icoon om het rapport als PDF te bewaren.
- Sluit het scherm (“ESC” of .
Stap 4: Declaraties afboeken
Zelfs als het hele proces klaar is, blijven er helaas soms betalingen uit. Er rest dan niets anders dan de betreffende declaraties af te boeken.
- Klik op menu [Financieel], [Betalingen…].
- Vul de velden in; voor zover van toepassing. Kies bij het veld “Dagboek:” voor “Afgeboekte vorderingen”.
- Klik op “OK”. De betaling wordt geboekt en het scherm “Invoer betaling” blijft geopend. Je kunt daardoor direct een nieuwe betaling invoeren.
- Sluit het scherm (“ESC” of ).
Na het boeken van één betaling blijven een aantal velden al ingevuld. Intramed gaat er namelijk van uit dat er op hetzelfde afschrift meer betalingen staan die je wil verwerken. De inhoud van de velden kun je wijzigen.
