Bekijk het webinar
Op 6 december gaven wij een webinar over de Jaarovergang en informatie over de Generieke Declaratiestandaard (GDS). Klik hier om het webinar te bekijken.
Nieuwe Generieke Declaratiestandaard (GDS) per 2025
Voor GGZ praktijken heeft de nieuwe declaratiestandaard GDS weinig impact. Jullie werken namelijk al via het zorgprestatiemodel met de declaratiestandaard GDS-801.
Het enige wat voor jullie verandert, is dat er nu een standaard nota ontwerp is voor alle behandelingen die gedeclareerd worden met deze declaratiestandaard.
Nota-ontwerp (restitutienota)
Alle nota’s aan patiënten hebben met de GDS standaard een vast format gekregen. Het gaat om zowel digitale als papieren nota’s aan de patiënt, dus voor alle eigen betalingen. Vanaf 1 januari kunnen verzekeraars deze nota’s beter automatisch inlezen. Dit zorgt voor minder afwijzingen en daardoor ook minder vragen van patiënten.
De term die hiervoor wordt gehanteerd door zorgverzekeraars is een restitutienota. Dit is dus een nota die de patiënt zelf betaalt en vervolgens indient bij de zorgverzekeraar.
Met ingang van de GDS biedt Intramed alleen nog een standaardontwerp dat je kunt gebruiken. Deze nota is opgesteld volgens de vastgestelde richtlijnen. Het is niet meer mogelijk om grote aanpassingen in deze nota te maken, zoals voorheen mogelijk was. Intramed zal bij het declareren vanaf 1 januari alleen nog deze nota gebruiken, oude nota ontwerpen worden vanaf dat moment niet meer gebruikt voor behandelingen met de nieuwe declaratie standaard.
Kleine aanpassingen kun je doen via [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens]. Ga naar tabblad “3. Nota instellingen” en klik vervolgens op “GDS nota aanpassen”. Via deze knop kan je o.a. marges instellen, een logo uploaden en nog wat andere instellingen doen. De velden die op de GDS nota worden afgedrukt zijn verder standaard ingericht, dat is een vaste indeling geworden.
De betalingsteksten die je eventueel ingesteld hebt worden ook getoond op de GDS nota. De mollie koppeling gaat automatisch mee op de nota, wanneer de Online Dienst (Mollie) is aangemaakt.
De nota layout voor verkoop blijft ongewijzigd.
Restnota
Met ingang van de GDS komt er ook een restnota. Die kan alleen worden gebruikt zodra er via VeCoZo gedeeltelijke afwijzingen op zittingen hebben plaatsgevonden vanuit de verzekeraar. De patiënt krijgt dan een restnota, waarop duidelijk vermeld staat dat hij deze niet meer kan indienen bij de zorgverzekeraar.
Op dit moment hebben wij de restnota nog niet ingebouwd in Intramed. Deze functie volgt in 2025. Voor jouw praktijkvoering zal dit geen problemen opleveren.
Infomedics
Als je gebruik maakt van het servicebureau Infomedics kun je na de invoering van de GDS ook declareren met het nieuwe GDS formaat. Dit geldt voor de afspraken.
Helaas is het niet gelukt op dit moment om de artikelen (verkopen) via infomedics over te zetten naar de GDS.
Op dit moment werken we aan de mogelijkheid om artikelen (verkoop) naar Infomedics te declareren. We adviseren daarom te wachten met declareren van artikelen (verkoop) naar Infomedics.
Jaarovergang 2024-2025
Aan het einde van het kalenderjaar en begin van een nieuw jaar dien je een aantal administratieve zaken te regelen. Om niets te vergeten en stap-voor-stap te werken, bieden we je deze informatie aan.
Updaten praktijktarieven
De codelijsten in Intramed waarin ZPM prestatiecodes staan waar een NZA tarief voor geldt, die passen wij vanuit Intramed voor jou aan voor het nieuwe jaar. Wij hebben deze automatisch toegevoegd in Intramed versie 10.0.
Heb je een eigen codelijst met prestatiecodes voor andere behandelingen/zittingen die jij als praktijk aanbiedt waar geen NZA tarief voor geldt? Dan pas je wel zelf de tarieven voor het volgende jaar aan.
Dat doe je op de volgende manier:
Hiervoor ga ik naar ‘systeem’, ‘tabellen’, ‘codelijsten’.
- Selecteer de juiste codelijst.
- In deze codelijst kun je de onderliggende verrichting/behandelcodes aanpassen.
- Dubbelklik op een codelijst om deze te openen.
- Ga naar tabblad 3. behandelcodes
- Dubbelklik op een code
Hier zie je de tarieven die voorgaande jaren zijn gebruikt.
- Scroll naar beneden. En ik zie dat er een regel verschijnt met een sterretje. Dit betekend dat deze regel invoerbaar is en dat je een nieuw tarief kunt maken.
- Vul een nieuwe datum in (1 januari 2025) en vul dan ook het nieuwe tarief in.
- Met de entertoets kun je verder gaan om de regel volledig te maken, en als je klaar bent zie je dat er de tarieven opgeslagen zijn.
- Doe dit met alle behandelcodes waarvan je gebruik maakt.
Updaten percentages in contracten
Heb je in 2023 nog geen percentages ingesteld? volg dan de instructie “Toevoegen van percentages in contracten”
Intramed heeft voor jou de nieuwe NZa tarieven in de codelijst ZPM geplaatst, om te zorgen dat je de percentages van de contracten die je met de zorgverzekeraars hebt gaat declareren dien je deze in te vullen in Intramed.
- Ga naar [Bestand], [Contracten].
- Dubbelklik op het contract waarbij de tarieven aangepast moeten worden.
- Ga nu naar tabblad “3. Percentages” en voer in een nieuwe regel het percentage van 2025.
- Herhaal deze stap bij elke contract waarbij je de percentages van 2025 wilt instellen.
Toevoegen van percentages in contracten
Heb je in 2023 al de percentages ingesteld? volg dan de instructie “Updaten percentages in contracten”
Om de percentages van de zorgverzekeraars in het contracten in te vullen, doe je dit het makkelijkst per contract, door de codelijst voor ZPM te verwijderen in het huidige contract, hierdoor worden alle tarieven van deze codelijst uit het contract gehaald. Belangrijk hiervoor is dat je de percentages voor 2023, 2024 en 2025 bij de hand hebt van elke verzekeraar.
1. Ga naar [Bestand], [Contracten]
2. Dubbelklik op het contract waarbij de tarieven aangepast moeten worden
3. Ga op tabblad “1. Algemeen” bij “Verzekeraars, Deelnemers, en Codelijsten” naar tabblad “c. Codelijsten”.
4. Selecteer de codelijst en verwijder deze codelijst, hierdoor zullen alle tarieven uit het contract verwijderd worden. Bevestig met “Ja”.
5. Voeg de codelijst hierna opnieuw toe.
6. Ga nu naar tabblad “3. Percentages” en voer eerst het percentage in van 2022, 2023, 2024 en hierna op een nieuwe regel het percentage van 2025. Werk je met meerdere codelijsten in één contract? Vul dan per regel ook de codelijst in.
7. Herhaal deze stap bij elke contract waarbij je de percentages wilt instellen.
Wijzigingen verzekeraars
Op dit moment zijn er (nog) geen wijzigingen bekend met betrekking tot de verzekeraars voor 2025.
Zodra deze bekend zijn, zullen we deze pagina bijwerken met de benodigde instructies.
Wijzigingen declaratienummers
Je kunt er voor kiezen om het wijzigen van declaratienummers te automatiseren.
Je gaat daarvoor naar [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens] tabblad “2. Declareren”. Kies vervolgens bij “Declaratienummer” voor de opmaak die gewenst is. Je kunt de volledige uitleg vinden in de online help.
Let op! Als je kiest voor een automatische opmaak zal Intramed op per 1 januari van het nieuwe jaar het declaratienummer aanpassen. Dit betekent dat je eventuele correcties in de declaraties over de jaargrens onder het declaratienummer van het nieuwe jaar plaatst.
Controle op verzekeringsrecht (COV) uitvoeren over januari
In januari mogen patiënten nog steeds wisselen van zorgverzekeraar en/of verzekering en is Vecozo bezig met het updaten van de verzekeringsgegevens. Om zo weinig mogelijk declaraties terug te krijgen, is het handig een COV uit te voeren bij de patiënten die in januari onder behandeling zijn in je praktijk. Hoe je een COV doet over al je actieve patiënten lees je hieronder:
- Klik op [Bestand], [Agenda]
- Klik op “Opties”, “Controle op Verzekeringsrecht”
- Vul bij veld Datum in: 01012025..31012025
- Klik op “OK”
- Voeg zo nodig nog patiënten toe aan de lijst “Te controleren patiënten”
- Klik op “OK”
- Klik op het systeemcertificaat van Vecozo (te herkennen aan alleen cijfers in de naam)
- Klik op “OK”
- Vervolgens krijg je alle resultaten terug van de COV. Klik op “OK” om deze resultaten over te nemen
LET OP! Het kan zijn dat er door het uitvoeren van een COV een verzekeraar wordt toegevoegd die nog niet bekend was in je systeem. Hiervan krijg je een melding. Indien je een contract hebt met de desbetreffende verzekeraar dan dien je zelf dit contract nog toe te voegen. Voor het toevoegen van een nieuw contract kun je een bestaand contract kopieren voor de nieuwe verzekeraar, volg de instructies in onze Online Help en voer nogmaals de tarieven update uit.
Verandert deze jaarovergang de rechtsvorm of AGB-code van je praktijk?
Als je verandert van rechtsvorm of een andere praktijk-AGB-code krijgt, moet je vóór de wijzigingsdatum declaraties indienen met de oude AGB-code en ná de wijzigingsdatum met de nieuwe AGB-code. Dit kon je alleen maar doen door in de contracten de AGB-code te wisselen vóór declareren.
Voortaan kun je bij contracten een begin- en einddatum aangeven:
Bij het invoeren of wijzigen van de begin- en/of einddatum van een contract én bij het invoegen van verzekeraars, medewerkers of codelijsten wordt gecontroleerd, of er geen overlap is in de contractperiodes van een combinatie verzekeraar/medewerker/codelijst. Hierdoor kan een combinatie van verzekeraar, medewerker en codelijst bij meerdere contracten voorkomen, zolang die contracten maar niet overlappen in de tijd.
En daarmee is het mogelijk om bij combinaties van medewerker, verzekeraar en codelijst vanaf een bepaalde datum een afwijkende AGB-code te gebruiken.
Als door het wijzigen van een begin- of einddatum van een contract er overlap ontstaat met een ander contract, dan wordt dat gemeld en kan het contract niet worden opgeslagen.
Kopieer je een contract en het broncontract heeft een einddatum, dan wordt voor de kopie een begindatum voorgesteld aansluitend aan de einddatum van dat broncontract. Als de begin- tot eindtijd periode van het kopie-contract overlapt met een zelfde verzekeraar in een ander contract, dan zie je de foutmelding ‘De gekozen contractperiode mag niet vallen binnen dezelfde periode als in contract X’.
Tips en aandachtpunten voor een soepele jaarovergang
ZPM vervolgbehandelingen bij terugval of recidive
Als ZPM-behandelaar kun je vervolgbehandelingen inplannen op dezelfde behandelserie tot en met 365 dagen na de laatste behandeling; bijvoorbeeld bij terugval of recidive.
Voortaan kan dit ook in Intramed: de einddatum in de behandelserie blijft leeg bij aanmaken van nieuw ZPM-traject.
Dit geldt alléén geldt voor nieuwe trajecten die worden aangemaakt; bij lopende trajecten wijzigt niets. Je kunt bij lopende trajecten voortaan wel de einddatum leegmaken zonder bang te zijn, dat je buiten de geldige periode plant.
ZorgPrestatieModel behandelingen kun je vanaf deze versie van Intramed tot en met 365 dagen na de laatste behandeling inplannen onder dezelfde behandelserie.
Voer je een ZPM-behandeling in onder dezelfde behandelserie én de laatste behandeling is langer dan 365 geleden, dan krijg je een foutmelding.