Bekijk het webinar
Op 6 december gaven wij een webinar over de Jaarovergang en informatie over de Generieke Declaratiestandaard (GDS). Klik hier om het webinar te bekijken.
Nieuwe Generieke Declaratiestandaard (GDS) per 2025
Op dit moment maakt de paramedische sector gebruik van de ‘PM’ (de paramedische standaard) en per 1 januari gaat GLI over naar de nieuwe GDS. (Generieke Declaratiestandaard.)
Zorgverzekeraars Nederland heeft samen met Vektis, verzekeraars, koepels en marktpartijen de GDS ontwikkeld. Deze standaard vervangt de verouderde PM304-standaard en zet in op vermindering van administratieve lasten voor zorgaanbieders.
Het declareren volgens de GDS begint per 1 januari 2025 en dit geldt alleen voor declaraties en nota’s van zittingen vanaf die datum. Alles wat ouder is dan 1 januari wordt vanuit Intramed automatisch gedeclareerd via de oude PM standaard.
Prestatiecodelijst –GLI -> controleer je codelijsten!
Iedere specialisatie (zorgsoort) krijgt zijn eigen prestatie codelijst vanaf de GDS. Deze lijst (PCL’s) en waardes zul je terugzien op de nota’s, in het declaratiebestand en in de retourinformatie.
Voor GLI en valpreventie is dit prestatiecodelijst 079.
Er zijn een paar bijzondere lijsten zoals de prestatiecodelijst 081 en 999.
– Prestatiecodelijst 081 (Overig) mag worden gedeclareerd via Vecozo en (kan) worden vergoed door de verzekeraar.
– Prestatiecodelijst 999 (niet-verzekerde zorg) kan nooit via Vecozo worden gedeclareerd en kan alleen via een nota aan de patient of via Infomedics worden gedeclareerd. Een voorbeeld van een prestatie die nooit vergoed wordt is de Niet-nagekomen afspraak (no – show).
Wij passen in Intramed alle prestatiecodes aan naar de juiste prestatiecodelijst als dit landelijke codes zijn die bekend zijn bij Vektis. Intramed is altijd heel flexibel geweest wat betreft het aanmaken van eigen codes. Het kan dus zijn dat jij niet-landelijke codes gebruikt, waarvan wij niet kunnen weten onder welke zorgsoort deze kunnen vallen. Wij weten dan ook niet of deze codes straks onder de lijst 081 moeten vallen of onder de lijst 999.
Controleer in jouw codelijsten de volgende zaken:
Werk je met GLI voor kinderen “amsterdamse aanpak”, “YCND”, of gebruik je prestatiecode 10082 (intake voor kinderen)? Dan moet je je codelijsten aanpassen want deze prestaties hebben een andere prestatiecode gekregen in de nieuwe prestatiecodelijst van de GLI. 
- Je gaat hiervoor naar systeem – tabellen – codelijsten en dubbelklikt op de codelijst waar je de wijzigingen in wil doen.
- Ga dan naar tabblad 4 Zorgproducten en dubbelklik op een zorgproduct.
- Klik nu 1 keer in de lijst met declaratietrajecten en maak met de groene plus een nieuw declaratietraject voor 2025 aan.
- Vul bij vanaf datum “1-1-2025” in en klik in de tabel met declaratiemomenten.
- Sla het declaratietraject op, en kies ook “Ja” bij de vraag of je declaratiemomenten wil overnemen uit het voorgaande traject.
- Nu zie je in de kolom “code” de prestatiecodes staan. Deze codes moet je dus controleren aan de hand van de lijst die op vektis staat. Zijn de codes gewijzigd? Pas ze dan hier aan voor ieder declaratiemoment.
In lopende trajecten die gestart zijn in 2024 en die doorlopen in 2025 pas je dit ook nog handmatig aan op de behandelserie van de patiënt bij tabblad 5 declaratiemomenten.
Nota-ontwerp (restitutienota)
Alle nota’s aan patiënten hebben met de GDS standaard een vast format gekregen. Het gaat om zowel digitale als papieren nota’s aan de patiënt, dus voor alle eigen betalingen. Vanaf 1 januari kunnen verzekeraars deze nota’s beter automatisch inlezen. Dit zorgt voor minder afwijzingen en daardoor ook minder vragen van patiënten.
De term die hiervoor wordt gehanteerd door zorgverzekeraars is een restitutienota. Dit is dus een nota die de patiënt zelf betaalt en vervolgens indient bij de zorgverzekeraar.
Met ingang van de GDS biedt Intramed alleen nog een standaardontwerp dat je kunt gebruiken. Deze nota is opgesteld volgens de vastgestelde richtlijnen. Het is niet meer mogelijk om grote aanpassingen in deze nota te maken, zoals voorheen mogelijk was. Intramed zal bij het declareren vanaf 1 januari alleen nog deze nota gebruiken, oude nota ontwerpen worden vanaf dat moment niet meer gebruikt voor behandelingen met de nieuwe declaratie standaard.
Kleine aanpassingen kun je doen via [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens]. Ga naar tabblad “3. Nota instellingen” en klik vervolgens op “GDS nota aanpassen”. Via deze knop kan je o.a. marges instellen, een logo uploaden en nog wat andere instellingen doen. De velden die op de GDS nota worden afgedrukt zijn verder standaard ingericht, dat is een vaste indeling geworden.
De betalingsteksten die je eventueel ingesteld hebt worden ook getoond op de GDS nota. De mollie koppeling gaat automatisch mee op de nota, wanneer de Online Dienst (Mollie) is aangemaakt.
De nota layout voor verkoop kan je op dit moment nog wel zelf ontwerpen en selecteren. Waarschijnlijk zal dit in de toekomst ook het vaste GDS format krijgen, maar dit hebben wij vanaf 1 januari nog niet ingebouwd.
Restnota
Met ingang van de GDS komt er ook een restnota. Die kan alleen worden gebruikt zodra er via VeCoZo gedeeltelijke afwijzingen op zittingen hebben plaatsgevonden vanuit de verzekeraar. De patiënt krijgt dan een restnota, waarop duidelijk vermeld staat dat hij deze niet meer kan indienen bij de zorgverzekeraar.
Op dit moment hebben wij de restnota nog niet ingebouwd in Intramed. Deze functie volgt in 2025. Voor jouw praktijkvoering zal dit geen problemen opleveren.
Infomedics
Als je gebruik maakt van het servicebureau Infomedics kun je na de invoering van de GDS ook declareren met het nieuwe GDS formaat. Dit geldt voor de afspraken.
Helaas is het niet gelukt op dit moment om de artikelen (verkopen) via infomedics over te zetten naar de GDS.
Op dit moment werken we aan de mogelijkheid om artikelen (verkoop) naar Infomedics te declareren. We adviseren daarom te wachten met declareren van artikelen (verkoop) naar Infomedics.
Jaarovergang 2024-2025
Aan het einde van het kalenderjaar en begin van een nieuw jaar dien je een aantal administratieve zaken te regelen. Om niets te vergeten en stap-voor-stap te werken, bieden we je deze informatie aan.
Updaten GLI codelijst zorgproduct
Voordat de contracttarieven ingevoerd kunnen worden, zal er eerst een nieuw declaratietraject toegevoegd moeten worden Dit kan via de volgende stappen:
- Ga naar [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten]
- Dubbelklik op de codelijst GLI
- Ga naar tabblad “4. Zorgproducten”
- Dubbelklik op het aan te passen zorgproduct
- Klik onderin 1 keer op het declaratietraject van 2024
- Klik op de groene plus om een nieuw declaratietraject voor 2025 toe te voegen
- Vul bij het veld “Vanaf datum” de datum 01-01-2025 in en klik in het onderste gedeelte op het moment
- Er wordt nu gevraagd om het declaratietraject te bewaren. Klik op “Ja”
- Nu krijg je de vraag of de declaratiemomenten moeten worden overgenomen van het voorgaande declaratietraject. Klik hier ook op “Ja”
- Alle declaratietrajecten worden overgenomen vanuit het traject van 2024. Hier dien je dan per kwartaal het nieuwe tarief voor 2025 in te voeren. Hierna kun je het venster sluiten.
- Herhaal stap 4-9 voor elk zorgproduct
- Herhaal deze stappen voor elke GLI codelijst mochten er meer aanwezig zijn
Instellen contracttarieven
Voor het instellen van de juiste tarieven volg de onderstaande stappen:
- Ga naar [Bestand], [Contracten]
- Dubbelklik op het contract waarbij de tarieven aangepast moeten worden
- Ga naar tabblad “2. Tarieven”
- Ga vervolgens naar tabblad “b. Zorgproducten”
- Selecteer op dit tabblad het juiste product met de juiste ingangsdatum van 2025
- Vul onderin het juiste tarief voor het geselecteerde product in met ingangsdatum 01-01-2025
- Herhaal stap 7-8 voor elk product en kwartaal waar een afwijkend tarief voor is
Tarieven overnemen
Het kan zijn dat je meerdere contracten hebt waarbij dezelfde tarieven gelden. In dat geval kun je in een contract de tarieven overnemen vanuit een ander contract. Hoe je dit kunt doen kun je nalezen in onze Online Help.
Prijswijziging doorvoeren
Mocht je al behandelseries met zorgproducten hebben aangemaakt met een startdatum na 01-01-2025, dan moet je de prijzen in de betreffende behandelserie handmatig aanpassen op tabblad 5 declaratietraject. Je kunt helaas geen prijs en btw wijziging doen, deze werkt voor de GLI nog niet.
Wijzigingen verzekeraars
Op dit moment zijn er (nog) geen wijzigingen bekend met betrekking tot de verzekeraars voor 2025.
Zodra deze bekend zijn, zullen we deze pagina bijwerken met de benodigde instructies.
Wijzigingen declaratienummers
Je kunt er voor kiezen om het wijzigen van declaratienummers te automatiseren.
Je kunt daarvoor naar [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens] tabblad “2. Declareren”. Kies vervolgens bij “Declaratienummer” voor de opmaak die gewenst is. Je kunt de volledige uitleg vinden in de online help.
Let op! Als je kiest voor een automatische opmaak zal Intramed op per 1 januari van het nieuwe jaar het declaratienummer aanpassen. Dit betekent dat je eventuele correcties in de declaraties over de jaargrens onder het declaratienummer van het nieuwe jaar plaatst.
Controle op verzekeringsrecht (COV) uitvoeren over januari
In januari mogen patiënten nog steeds wisselen van zorgverzekeraar en/of verzekering en is Vecozo bezig met het updaten van de verzekeringsgegevens. Om zo weinig mogelijk declaraties terug te krijgen, is het handig een COV uit te voeren bij de patiënten die in januari onder behandeling zijn in je praktijk. Hoe je een COV doet over al je actieve patiënten lees je hieronder:
- Klik op [Bestand], [Agenda]
- Klik op “Opties”, “Controle op Verzekeringsrecht”
- Vul bij veld datum in: 01012025..31012025
- Klik op “OK”
- Voeg zo nodig nog patiënten toe aan de lijst “Te controleren patiënten”
- Klik op “OK”
- Klik op het systeemcertificaat van Vecozo (te herkennen aan alleen cijfers in de naam)
- Klik op “OK”
- Vervolgens krijg je alle resultaten terug van de COV. Klik op “OK” om deze resultaten over te nemen
LET OP! Het kan zijn dat er door het uitvoeren van een COV een verzekeraar wordt toegevoegd die nog niet bekend was in je systeem. Hiervan krijg je een melding. Indien je een contract hebt met de desbetreffende verzekeraar dan dien je zelf dit contract nog toe te voegen. Voor het toevoegen van een nieuw contract bij een verzekeraar kan je de instructies in onze Online Help volgen.
Verandert deze jaarovergang de rechtsvorm of AGB-code van je praktijk?
Als je verandert van rechtsvorm of een andere praktijk-AGB-code krijgt, moet je vóór de wijzigingsdatum declaraties indienen met de oude AGB-code en ná de wijzigingsdatum met de nieuwe AGB-code. Dit kon je alleen maar doen door in de contracten de AGB-code te wisselen vóór declareren.
Voortaan kun je bij contracten een begin- en einddatum aangeven:
Bij het invoeren of wijzigen van de begin- en/of einddatum van een contract én bij het invoegen van verzekeraars, medewerkers of codelijsten wordt gecontroleerd, of er geen overlap is in de contractperiodes van een combinatie verzekeraar/medewerker/codelijst. Hierdoor kan een combinatie van verzekeraar, medewerker en codelijst bij meerdere contracten voorkomen, zolang die contracten maar niet overlappen in de tijd.
En daarmee is het mogelijk om bij combinaties van medewerker, verzekeraar en codelijst vanaf een bepaalde datum een afwijkende AGB-code te gebruiken.
Als door het wijzigen van een begin- of einddatum van een contract er overlap ontstaat met een ander contract, dan wordt dat gemeld en kan het contract niet worden opgeslagen.
Kopieer je een contract en het broncontract heeft een einddatum, dan wordt voor de kopie een begindatum voorgesteld aansluitend aan de einddatum van dat broncontract. Als de begin- tot eindtijd periode van het kopie-contract overlapt met een zelfde verzekeraar in een ander contract, dan zie je de foutmelding ‘De gekozen contractperiode mag niet vallen binnen dezelfde periode als in contract X’.