Gegevens voor de PREM aanleveren
De kwaliteit van de geleverde zorg kan in kaart gebracht worden door middel van een meetinstrument voor de ervaringen van patiënten: de PREM (Patient Reported Experience measure). Je kunt PREM gegevens versturen via MediQuest, Qualiview of QDNA. De gegevens voor PREM kun je vanuit Intramed versturen.
Op deze pagina leggen wij uit hoe je een dienst kunt instellen om de gegevens voor de PREM aan te leveren. De procedure voor het instellen en gebruiken van Mediquest, Qualiview of QDNA is vrijwel identiek en er zal worden aangegeven als dit afwijkt.
Wil je weten welke gegevens er verzonden worden met de PREM? Kijk dan bij Stap 5: Extra informatie
Stap 1: Aanvragen
Je hebt een account nodig bij Qualiview, QDNA of Mediquest en een licentie in Intramed. De koppeling vanuit Intramed altijd is kosteloos.
Wij rekenen geen kosten voor de koppeling met Qualiview, QDNA of Mediquest. Zodra je een account bij een van deze bedrijven hebt, kun je verder gaan bij Stap 2: Instellen.
Wil je meer informatie? Neem dan contact op met de afdeling verkoop:
0182-621191 of
info@intramed.nl
Stap 2: Instellen
Online dienst toevoegen
- Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Online diensten].
- Klik op de groene plus, links bovenaan (
), om een nieuwe dienst toe te voegen. - Kies bij het veld “Type” voor “PREM” .
- Vul in het veld “Naam”, de naam van de dienst in. Bijvoorbeeld Mediquest, Qualiview of QDNA
- Bij URL selecteer je de URL van Mediquest, Qualiview of QDNA. .
- Bij “Gebruikersnaam” en “Wachtwoord” vul je de gegevens in die je van Mediquest, Qualiview of QDNA hebt ontvangen.
- Bewaar de gegevens met F5 of
Online dienst activeren
Vervolgens moet je de module “PREM” activeren. Als je de module hebt geactiveerd, heb je de mogelijkheid om een online dienst in te stellen en kiezen hoe je de vragenlijsten wil versturen (online of per post).
- Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], [tabblad “7. Modules”].
- Vink de optie “PREM” aan en de rubriek “Instellingen voor PREM” wordt getoond.
- klik op
achter het veld “Online dienst PREM” en dubbelklik op Mediquest, QDNA of Qualiview. - Klik op
achter het veld “Afname methode:” en kies of je de PREM-vragenlijsten altijd “Online” of “Schriftelijk” wil versturen. Als je kiest voor “Beide”, kun je bij elke patiënt apart aangeven hoe de vragenlijst verstuurd moet worden. - Bewaar de gegevens met “F5” of .
Let op: Het kan zijn, dat je het scherm “Online dienst” weer krijgt. Je moet dan waarschijnlijk nog je gebruikersnaam en/of toegangscode invullen.
Instellen bij medewerkers
Bij de medewerkers moet de frequentie ingesteld worden, waarmee PREM gegevens gesynchroniseerd kunnen worden.
- Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers].
- Selecteer een medewerker.
- Ga naar tabblad ‘4. Online diensten’.
- Bij het veld ‘PREM’ kies je de frequentie waarmee je de gegevens wil synchroniseren.
– De eerste optie (“Nooit automatisch”) kies je, als je de PREM-gegevens handmatig wilt versturen via de wizard. (Zie daarvoor ook stap 4: Gegevens versturen.)
– Bij de opties “Dagelijks bij het aanmelden” of “Altijd bij het afmelden” worden de gegevens automatisch verstuurd op het geselecteerde moment. Bij de optie “Dagelijks bij aanmelden” blijft de melding zichtbaar met het overzicht van verstuurde patiënten. - Herhaal deze stappen bij alle medewerkers die gegevens via de PREM gaan versturen.
Patiëntgegevens aanvullen/controleren.
Om de PREM te versturen moet er in de patiëntgegevens een e-mail adres genoteerd staan, anders zullen er geen gegevens verstuurd worden. Wanneer na het toestemming geven voor deelname aan de PREM de patiëntgegevens opgeslagen worden, wordt altijd al een waarschuwing gegeven bij een niet-ingevuld e-mailadres.
- Open de patiëntgegevens van een patiënt. (Via de agenda of via [Bestand],[Patiëntgegevens])
- Op tabblad “1. Algemeen” van de patiëntgegevens controleer je of het geslacht, geboorte datum en e-mail adres is ingevuld. Als de patiënt de PREM schriftelijk wilt ontvangen, moet een adres en woonplaats worden ingevuld.
- Op tabblad “3. Bijzonderheden” bij het veld “Deelname” leg je de toestemming vast van de PREM.
- Als er toestemming voor de PREM is gegeven, en in de systeemgegevens is ingesteld dat de PREM-vragenlijst “Online” verstuurd wordt, heb je de PREM ingesteld voor de patiënt.
- Als er toestemming voor de PREM is gegeven, en in de systeemgegevens is ingesteld dat de PREM-vragenlijst “Beide” (per e-mail of post) verstuurd kan worden, is het veld “Afname methode:” beschikbaar.
- Kies via of je de vragenlijst voor deze patiënt “Online” of “Schriftelijk” verstuurd moet worden.
- Herhaal deze stappen voor alle patiënten waarbij dit van toepassing is.
Stap 3: Gebruiken
Behandelserie sluiten
Er worden alleen gegevens verstuurd als wordt voldaan aan een aantal voorwaarden. Één daarvan is dat de klacht (die meerdere behandelseries kan omvatten) van de betreffende patiënt is afgesloten (zie “Extra informatie” voor alle voorwaarden).
In het volgende voorbeeld wordt de behandelserie afgesloten via de agenda.
- Selecteer de patiënt in de agenda en open het behandeldossier via [Schermen], [Behandeldossier]
- Bovenin het scherm zie je de patiënt, de status, eventuele afsluitdatum en de knop “Afsluiten”. Klik hier op.
- Als je een behandelserie afsluit die geen vervolgbehandelserie heeft, worden een aantal zaken gecontroleerd: of er een openstaande behandelepisode gekoppeld is, of de patiënt de status “In behandeling” heeft, of er toekomstige, niet-geboekte afspraken zijn en of alle formulieren zijn ingevuld. Je krijgt hierover een melding als één of meerdere zaken niet zijn ingevuld.
- Via het scherm “Afsluiten behandelepisode” kun je aangeven wat je wil doen met de openstaande gegevens. (Bekijk in dit scherm eventueel alle behandelseries bij tabblad “2. Behandelseries”.)
- Klik op “OK” als je alles voldoende hebt ingevuld.
- De status is veranderd naar “Afgesloten” en de afsluitdatum is ingevuld. Ook is de reden einde zorg is ingevuld.
- Bewaar de gegevens met “F5” of .
Stap 4: Gegevens overzicht en gegevens versturen
Overzicht
Voordat je de gegevens verstuurt, kun je een overzicht maken van alle patiënten waarvan de gegevens klaar staan om naar Mediquest, QDNA of Qualiview gestuurd te worden.
- Ga naar menu [Rapporten], [Externe communicatie], [PREM] [Gereed voor verzending]
- Klik op “OK”; het rapport wordt afgedrukt. Je ziet welke patiëntgegevens gereed staan voor verzending naar Qualiview.
- Sluit het scherm met ‘ESC’of )
Gegevens versturen
Voor het versturen van de gegevens zijn er 2 mogelijkheden:
Automatisch online versturen
Als je bij de medewerkergegevens ingesteld hebt dat de gegevens automatisch verstuurd worden, dan zal Intramed patiëntgegevens automatisch aanleveren aan Qualiview, Mediquest of QDNA. (Zie “Stap 2: Instellen”)
Het gaat daarbij alleen om die patiënten, waarbij zowel de behandeling als de patiëntgegevens zelf aan de gestelde criteria voldoen (zie “Stap 5: Extra informatie”). Het versturen gebeurt op de achtergrond – je hoeft zelf dus geen handelingen te doen om de gegevens te versturen.
Online versturen, maar niet automatisch
Als je bij de medewerkergegevens ingesteld hebt dat de gegevens nooit automatisch worden gesynchroniseerd, kun je op een zelfgekozen moment de gegevens online versturen naar Qualiview, Mediquest of QDNA. (Zie “Stap 2: Instellen”) Om de gegevens handmatig te versturen doe je het volgende:
- Ga naar het menu [Extra], [PREM-gegevens verzenden]”.
- Kies of je alleen gegevens van je eigen patiënten, of die van alle medewerkers wilt verzenden.
Let op: Als gegevens afgewezen zijn, kun je de optie “Patiënten uit eerdere export opnieuw exporteren” aanvinken. Het veld “Datum uitgevoerde export:” is dan beschikbaar. - Klik op “Volgende”.
- Op dit tabblad staan alle patiënten die opgenomen worden in het exportbestand.
Als sommige patiënten niet voorkomen in de lijst, voldoen de betreffende patiënten niet aan de voorwaarden (zie “Stap 5: Extra informatie”).
Als je één keer op de naam van de patiënt klikt, en vervolgens op “Patiëntkaart openen” of “Behandelserie openen”, kun je de gegevens inzien of wijzigen. - Vink zo nodig patiënten uit; deze worden niet meegenomen in de export. Klik vervolgens op “Volgende”.
- Op dit tabblad zie je van hoeveel patiënten gegevens verstuurd worden. Klik op “Voltooien”.
Als je gegevens voor de PREM verzendt, kunnen er fouten optreden. De knop “Foutmeldingen…” is dan beschikbaar. Klik op “Foutmeldingen…” om de meldingen te zien. Als je hierop klikt, kun je via “Bewaren” alle meldingen bewaren als tekstdocument.
Stap 5: Extra informatie
Extra informatie/Wat wordt er verstuurd met de PREM
De patiëntgevens zullen vanuit Intramed aangeleverd worden aan de organisatie, die voor jouw praktijk PREM bevragingen uitvoert. Intramed verstuurt alleen gegevens van patiënten, als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:
- de module “PREM” is geactiveerd in de systeemgegevens;
- de online dienst is ingesteld met de juiste gebruikersnaam en het wachtwoord;
- als de vragenlijsten per e-mail worden verzonden, moet bij de patiënt op tabblad “1. Algemeen” van de patiëntgegevens het e-mailadres zijn ingevuld. Als de vragenlijsten per post worden verzonden moeten de NAW-gegevens zijn ingevuld;
- bij de patiënt moet op tabblad “3. Bijzonderheden” van de patiëntgegevens het veld “PREM:” op “Toestemming gegeven” staan;
- De geboortedatum én het geslacht van de patiënt is ingevuld.
- de patiënt is voor de klacht (aanspraakcode) nog niet eerder benaderd in de afgelopen 12 maanden;
- er zijn minimaal 2 geboekte afspraken bij een behandelserie;
- de behandelserie is afgesloten met andere een reden einde zorg dan ‘Cliënt is overleden’ of ‘Cliënt is opgenomen in instelling’ OF
- de behandelserie is nog open, er zijn minimaal 15 behandelingen bij deze behandelserie per jaar gegeven en de laatste behandeling bij de behandelserie is niet meer dan 60 dagen geleden gegeven OF
- de behandelserie is nog open, maar er zijn de afgelopen 6 weken geen behandelingen meer bij deze behandelserie gegeven en de laatste behandeling bij de behandelserie is niet meer dan 60 dagen geleden gegeven.
- als er géén diagnosecode ingevuld is (dat is niet verplicht voor podotherapie en diëtetiek) dan komen patiënten maximaal 1 keer per jaar in aanmerking voor de export;
- patiënten komen per jaar maximaal 2 keer (2 verschillende klachten (diagnosecodes)) in aanmerking voor de export.
De volgende gegevens wordt aangeleverd:
Van | Gegevens: |
|---|---|
De praktijk |
|
De patiënt |
|
Behandeltraject |
|
De hoofdbehandelaar (de therapeut uit de eerste behandelserie) |
|
De behandelaar die in de laatste behandeling is ingesteld bij “Behandeld door:” |
|
De verzekeraar die bij de patiënt is ingesteld | UZOVI van de basis-verzekeraar. |
Overige rapportages
Via menu [Rapporten], [Externe communicatie], [PREM] kun je nog 2 overzichten maken:
- Je kunt een overzicht maken van alle patiënten waarvan gegevens zijn verzonden naar Qualiview (optie “Verzonden gegevens”).
- Je kunt ook een overzicht maken van alle patiënten die toestemming hebben gegeven voor deelname aan de PREM.