E-mail instellingen
Er zijn veel verschillende e-mailsoorten die je vanuit Intramed kunt versturen. In de e-mailinstellingen leg je de instellingen vast, die gelden binnen de praktijk of instelling.
Om e-mails vanuit Intramed te versturen zijn er 3 mogelijkheden:
- Je werkt met Intramed Online en wil je eigen SMTP-server gebruiken: Vul je eigen SMTP-gegevens in. Als je deze niet weet, kun je deze opvragen bij je hostingpartij. Vraag hen ook om direct een SPF-record toe te voegen. Klik hier voor meer uitleg over SPF-records.
- Je werkt met Intramed Online en gebruikt geen eigen SMTP-server: Laat je de SMTP-gegevens leeg, dan verstuur je e-mails via onze mailserver. Let op: sommige systeemberichten (zoals afspraakbevestigingen en vragenlijsten) worden verstuurd vanaf het adres mailservices@intramedonline.nl. Je patiënten herkennen dit adres misschien niet en is de kans groot dat ze de e-mail niet openen. Om dit te voorkomen, raden we aan een eigen SMTP-server in te stellen, zodat jouw eigen naam en e-mailadres als afzender zichtbaar zijn. Om dit in te stellen, zie optie 1.Als je geen eigen SMTP-server hebt of wil gebruiken, is het alsnog noodzakelijk om een SPF-record toe te voegen voor jouw e-mailadres. Stel dat jouw e-mailadres info@mijnpraktijk.nl is, dan moet het SPF-record worden toegevoegd aan het domein mijnpraktijk.nl. Jouw hostingpartij kan je hierbij verder helpen.
- Je werkt (nog) niet online en gebruikt je eigen SMTP-server (lokale gebruiker): Als je direct vanuit Intramed e-mails wilt versturen, is een eigen SMTP-server verplicht. Weet je deze gegevens niet, dan kun je deze opvragen bij je hostingpartij.
Als je gebruik maakt van optie 1 en 2 dan moet ook een SPF-record worden toegevoegd. Met het toevoegen van een SPF-record geef je Intramed toestemming om namens jou e-mails te versturen. Klik hier voor meer uitleg over SPF-records.
Om de SMTP gegevens in te stellen ga je naar het menu [Systeem],[Organisatie], [E-mailinstellingen.] Zie hieronder voor verdere uitleg over de velden:
Bij “Overig” staat het veld “Veilig verzenden via:”. Hier kun je ZorgMail en ZIVVER kiezen of je laat het veld leeg als je niet één van deze diensten gebruikt.
Als je veilig wilt verzenden via ZorgMail of ZIVVER in Intramed dan moet je eerst deze diensten aanvragen bij de ZorgMail of ZIVVER. Deze diensten zijn Intramed gratis te integreren, je betaald alleen kosten aan ZorgMail of ZIVVER.
Kijk hier hoe je Zorgmail in Intramed kunt instellen.
Standaard staan e-mail templates gekoppeld aan bepaalde acties binnen Intramed. Op die manier hoef je niet alles zelf in te stellen. Omdat er veel templates beschikbaar zijn kan het lastig zijn welke template je nodig hebt. Hieronder staat vermeld welk soort email bij welk proces is gekoppeld. In het volgende tabblad staat beschreven hoe je deze templates kunt aanpassen.
| Welk soort e-mail | Bij welk proces wordt dit soort e-mail verstuurd |
|---|---|
| Nota | Wanneer een nota gemaakt wordt voor een patiënt of instelling. (Na toestemming van de patiënt of instelling.) |
| Creditnota | Wanneer er een creditnota wordt gemaakt (staat de optie aan om de nota per e-mail te versturen. Deze kan uitgezet worden). |
| Aanmaning | Wanneer de patiënt toestemming heeft gegeven dat de nota per e-mail verstuurd mag worden wordt ook de eventuele aanmaning per e-mail verstuurd. |
| Vragenlijsten aanbieden | Na het versturen van de vragenlijst(en) uit de formulierset bij het maken van een afspraak. Na het toevoegen van meerdere vragenlijsten in de behandelepisode en deze direct aan te bieden door op de bovenste regel te klikken in de behandelepisode. |
| Vragenlijst opnieuw aanbieden | Vanuit de behandelepisode als de keuze aanwezig is om de vragenlijst(en) opnieuw aan te bieden. |
| Vragenlijst ongedaan maken | Wanneer in de behandelepisode op de uitgezette vragenlijst op “Ongedaan maken” geklikt wordt. |
| Controle e-mail adres | Dit ontwerp is komen te vervallen. |
| Inschrijfbevestiging | Wanneer een afspraak ingepland wordt door een medewerker vanaf de aanmeldingenlijst |
| Inschrijving nieuwe klacht | Wanneer een patiënt zich heeft ingeschreven via het patiëntportaal op een zelf gekozen datum en tijdstip. |
| Inschrijfbevestiging nieuwe klacht | De 2e bevestiging e-mail die verstuurd wordt als de klacht in ingepland door de praktijk. |
| Online gebruikersnaam versturen | Dit ontwerp is komen te vervallen. |
| Inschrijving eerste afspraak | Dit ontwerp is komen te vervallen. |
| Afspraakbevestiging | Als een afspraak in de agenda gemaakt wordt. (buiten de online opties). |
| Aanvraag inzage dossier | Wanneer een patiënt een aanvraag doet voor inzage dossier via het patiëntportaal. Deze aanvraag komt binnen op Tabblad “2. Aanvragen” van het patiëntportaal. |
| Afronden inzage dossier | Wanneer de therapeut op [Aanvraag afronden] klikt op Tabblad “2. Aanvragen” van het patiëntportaal. |
| Patiëntaccount registreren | Wanneer bij een ingeschreven patiënt op de aanmeldingenlijst een patiëntkaart wordt aangemaakt met een e-mail adres. De patiënt ontvangt dan een e-mail om een account aan te maken. Wordt het e-mail adres later toegevoegd aan de aangemaakte patiëntkaart dan moet de uitnodiging om een account aan te maken verstuurd worden vanuit de patiënt kaart Tabblad 3. Via [Opties],[ Patiëntportaal account],[Registratiemail versturen] |
| Patiëntaccount geregistreerd | Na aanmaken van een account op het patiëntportaal. |
| Afspraak gewijzigd | Wanneer een afspraak in de agenda gewijzigd wordt door te knippen/plakken. |
| Afspraak geannuleerd | Wanneer een afspraak in de agenda verwijderd is. |
| Afsprakenoverzicht | Wanneer de e-mail vanuit de [Agenda] keuze [Schermen][Afsprakenoverzicht] [E-mailen] wordt verstuurd. |
| Eerste afspraakbevestiging | Wanneer er een 1e afspraak in de agenda wordt toegevoegd. Let op: |
| Niet nagekomen afspraak | Wanneer in de behandeling het “niet nagekomen afspraak” selectievakje aangevinkt wordt en de afspraak wordt bewaard. |
| Vragenlijst herinnering | Als de vragenlijst nog 2 dagen ingevuld kan worden, dan wordt deze e-mail automatisch verstuurd. |
| Controle e-mail adres tijdens inschrijving | Wanneer bij het inschrijven op het patiëntportaal de patiënt de inschrijfgegevens heeft ingevuld en op [E-mail adres verifiëren] klikt. |
| Inschrijfbevestiging met gevalideerd e-mail adres | Wanneer een patiënt zich heeft ingeschreven via het patiëntportaal op een zelf gekozen datum en tijdstip nadat het automatische proces van e-mail verificatie doorlopen is. LET OP: Dit is dan nog niet de bevestiging van de afspraak. |
| Inschrijving eerste afspraak met gevalideerd e-mail adres | Wanneer een patiënt zich heeft ingeschreven via het patiëntportaal op een zelf gekozen datum en tijdstip behorend bij de eerste afspraak bij een nieuwe klacht nadat het automatische proces van e-mail verificatie doorlopen is. |
| Patiëntaccount wachtwoord vergeten | Bij klikken op [Wachtwoord vergeten] op de website van de praktijk. |
| Inschrijving eerste afspraak nieuwe klacht | Als je ingelogd bent als patiënt op het patiëntportaal en de patiënt plant zelf de afspraak in voor een nieuwe klacht. |
In deze film wordt uitgelegd op welke plekken in Intramed je e-mails kunt versturen en waar je de ZorgMail inbox kunt vinden.