Systeemgegevens instellen

1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens].
2. Vul de velden in.
3. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

Op dit tabblad vul je diverse basis-instellingen in, die gelden binnen de praktijk of instelling.

1. Vul de velden in de rubriek “BTW” in. Je kunt de btw-percentages vastleggen in een tabel in de rubriek “BTW”. Het voordeel daarvan is, dat je een ingangsdatum kunt koppelen aan het btw-tarief. Bij het berekenen van het btw-bedrag wordt afhankelijk van de datum het juiste btw-tarief bepaald. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.
   

   Veld	Omschrijving
   Btw% laag:	Klik in het vak “Ingangsdatum”. Klik op  om een nieuwe regel toe te voegen. Typ de ingangsdatum in, of gebruik de kalender via . Klik in het veld “Percentage”. Typ het btw-percentage in.
   Btw% hoog:	Klik in het vak “Ingangsdatum”. Klik op  om een nieuwe regel toe te voegen. Typ de ingangsdatum in, of gebruik de kalender via . Klik in het veld “Percentage”. Typ het btw-percentage in.
   Methode verrekening btw:	Klik op  en kies hoe de termijnbedragen van lopende abonnementen bepaald worden na een btw-wijziging.

2. Vul het veld in de rubriek “Burger service nummer” in.

   Druk op “TAB”; je gaat naar het volgende veld. Druk op “Shift” + “TAB”; je gaat naar het vorige veld.

   
   
   

   Veld	Omschrijving
   BSN overnemen bij COV:	Klik op  en kies “Ja” of “Nee”. Als je kiest voor “Ja”, dan wordt elke keer dat je een COV uitvoert, het BSN van de patiënt dat in de verzekeringsgegevens staat overgenomen in de patiëntgegevens.  Daarmee overschrijf je mogelijk het BSN dat je hebt verkregen via de BSN-verificatie uit de Gemeentelijke Basisadministratie.

3. Vul de velden in de rubriek “Aanhef” in.
   
   

   Veld	Omschrijving
   Leeftijdsgrens ouders/zelfstandig:	Standaard is 18 jaar ingevuld. Je kunt dit aanpassen. Met deze leeftijd bepaal je, wanneer in brieven naar de patiënt de ouders worden aangesproken of de patiënt zelf.
   Aanhefvorm patiënt:	Standaard is de formele aanhefvorm gekozen. Via  kun je ook voor “Informeel” kiezen. De aanspreekvorm zelf kun je niet wijzigen.
   Aanhefvorm arts:	Standaard is de formele aanhefvorm gekozen. Via  kun je ook voor “Informeel” kiezen. De aanspreekvorm zelf kun je niet wijzigen.

4. Vul de velden in de rubriek “Patiënt bijzonderheden” in.
   
   
   

   Veld	Omschrijving
   Starttekst patiëntbijzonderheden:	Standaard is de code “####” ingevuld. Je kunt dit wijzigen in een code tot maximaal 6 tekens. Als de tekst die hier is ingevuld voorkomt in het veld “Opmerkingen:” op tabblad “3. Bijzonderheden” van de patiëntgegevens, zullen bij het printen van de opmerkingen of het overnemen van de tekst in een brief alleen de regels die hierna volgen meegenomen worden.
   Stoptekst patiëntbijzonderheden:	Standaard is hier de code “$$$$” ingevuld. Je kunt dit wijzigen in een code tot maximaal 6 tekens. Als de tekst die hier is ingevuld voorkomt in het veld “Opmerkingen:” op tabblad “3. Bijzonderheden” van de patiëntgegevens, zullen bij het printen van de opmerkingen of het overnemen van de tekst in een brief alleen de regels tot deze code meegenomen worden.  Door in de opmerkingen bij de patiënt een deel van de tekst tussen de start- en stoptekst code te plaatsen, kun je een bepaald tekstgedeelte laten printen of overnemen.

5. Als je gebruik maakt van D-pay, kun je dat in de rubriek “D-Pay” instellen. 
   
   

   Veld	Omschrijving
   D-Pay instelling:	Klik op  en dubbelklik op de instelling waar je naar gaat declareren.  Je kunt hier een item toevoegen (ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg).

6. Vul het veld in de rubriek “Verslaglegging” in.
   
   
   

   Veld	Omschrijving
   Geldigheid metingen (dagen):	Typ in hoeveel dagen een meting geldig is. Binnen die periode is een verplicht meetinstrument dat via een trigger wordt toegevoegd, niet meer verplicht om in te vullen.

7. Vul de velden in de rubriek “Overige” in.
   
   

   Veld	Omschrijving
   Boekjaar:	Je kunt in Intramed altijd zien in welk jaar je boekhoudkundig zit te werken. Als je zelf niet een uitgebreide boekhouding in Intramed bijhoudt en bijvoorbeeld alleen maar de betalingen van declaraties invoert, kun je bij wijze van spreken altijd in hetzelfde jaar blijven werken. Het boekjaar kun je zelf niet instellen, dit is al ingesteld bij uitlevering van het programma of het wordt veranderd op het moment dat je het jaar boekhoudkundig in Intramed afsluit.
   Valuta:	Het veld “Valuta:” kun je zelf niet instellen, dit is al ingesteld bij uitlevering van Intramed.
   Aanleveren GGZ-diagnosecode:	Therapeuten in de GGZ zijn niet verplicht de diagnosecode op te nemen in de declaratie naar de verzekeraars. Je kunt daarom de diagnosecode in een declaratie voor GGZ-behandelingen maskeren. In dit veld stel je de wijze in, waarop omgegaan moet worden met de diagnosecode voor alle patiënten. Standaard is hier voor “Volg patiënt” gekozen. Via  kun je ook voor “Altijd” of “Nooit” kiezen. Met de optie “Volg patiënt” wordt de diagnosecode alleen meegestuurd, als een patiënt geen privacyverklaring heeft getekend. Dit leg je vast op tabblad “3. Bijzonderheden” van de patiëntgegevens bij “Maakt gebruik van privacyverklaring GGZ”.

8. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

1. Je hebt het scherm “Systeemgegevens” nog open staan OF
   open het scherm opnieuw menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens].
2. Klik op tabblad “2. Declareren”.
3. Vul de velden in.
4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

In dit scherm vul je instellingen in met betrekking tot declareren en factureren. Je bepaalt hoe je werkt met incasso, acceptgiro’s en waar declaratiebestanden en retourinformatie van verzekeraars moet worden bewaard.

1. Vul de velden in de rubriek “Algemeen” in; voor zover van toepassing.
   

   Veld	Omschrijving
   Nota’s per e-mail	Kies voor deze optie als je nota’s per e-mail wilt versturen. (Vervolgens kun je op tabblad “2. Financieel/Mailing” van de patiëntgegevens aangeven of de patiënt de nota’s per e-mail wilt ontvangen.)
   Volgende declaratienr:	Standaard is het volgnummer van de eerst volgende declaratie ingevuld. Je kunt dit aanpassen om bijvoorbeeld nummers te gebruiken die meer informatie geven. Bijvoorbeeld: 20120001 voor de eerste declaratie in 2012. Bij elke volgende declaratie zal dit nummer opgehoogd worden naar 20120002, 20120003, en zo voorts.  Een nummer kan niet tweemaal worden gebruikt. Als je het declaratienummer wijzigt, moet het gewijzigde nummer hoger zijn dan het hoogste declaratienummer in het systeem op dat moment. Als bijvoorbeeld declaratienummer 971546 het hoogste nummer is in het systeem, kun je geen waarde invullen lager dan dit getal.
   Behandelomzet naar:	Standaard wordt “Declarant” ingevuld; je kunt dit wijzigen als dat voor bijvoorbeeld de Twinfield-koppeling nodig is. Klik op  en kies “Declarant” of “Behandeld door”. Ale je kiest voor “Declarant”, dan wordt de omzet toegeschreven aan de declarant uit het contract. Als je kiest voor “Behandeld door”, dan wordt de omzet van een reguliere behandeling toegeschreven aan de medewerker die ingevuld is als behandelaar in de behandeling. Als het een declaratiemoment betreft, wordt de omzet toegeschreven aan de behandelaar uit de gedeclareerde behandelserie.
   Behandelomzet boeken op:	Standaard wordt “Factuurdatum” ingevuld; je kunt dit wijzigen als dat voor bijvoorbeeld de Twinfield-koppeling nodig is. Klik in het veld daarachter op  en kies “Factuurdatum” of “Behandeldatum”. Als je kiest voor “Factuurdatum”, dan worden de omzetboekingen voor behandelingen geboekt op de datum waarop de factuur gemaakt is. Als je kiest voor “Behandeldatum”, dan worden de omzetboekingen voor behandelingen gesplitst naar behandeldatum en op die datum geboekt.

2. Vul de velden in de rubriek “Automatische incasso” in; voor zover van toepassing.
   

   Veld	Omschrijving
   Gebruik incasso:	Standaard is “Nee” ingevuld. Je kunt dit wijzigen: klik op  en kies “Ja”; andere velden zijn nu ook beschikbaar.
   Bankrekening voor incasso:	Standaard wordt het bankrekeningnummer overgenomen uit de praktijkgegevens; tabblad “1. Praktijk”.  Je kunt een ander bank- of girorekeningnummer invullen. Het eerder ingevulde rekeningnummer wordt bewaard. Klik op de pijlknop achter het veld om het bewaarde rekeningnummer te zien. Je kunt het bewaarde rekeningnummer selecteren.    Via de knop ‘Maak IBAN” kun je een oud bankrekeningnummer naar een IBAN om laten zetten.
   Grootboek incasso:	In dit veld kies je een grootboekrekening waarop de acceptgiro’s betalingen geboekt moeten worden: klik op  en dubbelklik op de grootboekrekening.  Door onder in dit scherm het filter “actief (niet geblokkeerd)” aan te vinken, zie je alleen de beschikbare grootboekrekeningen.  Je kunt in het scherm “Selecteren Rapport” een bestaand rapport wijzigen: klik één keer op het betreffende rapport, en klik op .
   BIC voor incasso:	Typ de BIC-code van je bank in.  Via de knop ‘Maak IBAN” kun je de BIC-code zien.
   Europese incassoidentificatie:	Typ het Incassant ID dat je van je bank hebt gekregenen waarmee je organisatie als incassant in het hele SEPA-gebied te herkennen is.

3. Vul de velden in de rubriek “Acceptgiro” in; voor zover van toepassing.
   
   
   

   Veld	Omschrijving
   IBAN acceptgiro gebruiken:	Door de invoering van IBAN is het formaat van acceptgiro’s gewijzigd. Het nieuwe formaat is in Intramed beschikbaar. Tot 1 augustus 2014 kon het oude formaat van acceptgiro’s verwerkt worden. Als je ervoor kiest om met het IBAN acceptgiro formaat te gebruiken, moet je een aantal instellingen gedaan hebben: – alle rekeningnummers moeten zijn omgezet naar IBAN (patiënten, medewerkers etc.); – bij de medewerkers die ook declarant zijn moet ook een BIC ingevuld zijn; – je hebt zelf het nieuwste acceptgiro papier om op te kunnen printen. Vink het vak vóór het veld aan als je gebruik wilt maken van het formaat “IBAN acceptgiro”.
   Formuliercode:	Het veld “Formuliercode:” kun je zelf niet instellen. De inhoud van het veld hangt af van de keuze bij het veld “IBAN acceptgiro gebruiken:”.

4. Vul de velden in de rubriek “Bestandsnaam & Directories” in; voor zover van toepassing.
   
   
   

   Veld	Omschrijving
   Opbouw naam declaratiebestand:	Standaard is hier “Declaratienummer” ingevuld. Je kunt dit wijzigen: kies via  een andere bestandsnaam opbouw. Elke bestandsnaam mogelijkheid eindigt met het declaratienummer. Dit nummer wordt bij elke volgende declaratie met 1 opgehoogd.
   Directory voor aangemaakte declaratiebestanden: Directory voor ontvangen retourinformatie bestanden:	Hier voer je de plaats in, waar in de computer (of daarbuiten) aangemaakte declaratiebestanden en/of retourinformatie bestanden moeten worden bewaard. Klik op . Je ziet een menu, waarin je kunt kiezen voor de algemene mappen “Mijn documenten” of “Gezamenlijke documenten” OF een door jou aangemaakte opslagmap via “Selecteer een directory…”. In het laatste geval wordt het scherm “Map selecteren” geopend, waarin je door steeds klikken op  naar de juiste map kunt gaan. Je kunt hier ook op een bepaalde locatie een nieuwe map aanmaken. Klik op “OK” om de betreffende mapkeuze toe te voegen in het veld.  De bestandsnaam van het opgeslagen retourinformatiebestand zal als volgt worden opgebouwd: extern declaratienummer_intern declaratienummer_declaratie standaard_status.

5. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

1. Je hebt het scherm “Systeemgegevens” nog open staan OF
   open het scherm opnieuw menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens].
2. Klik op tabblad “3. Nota instellingen”.
3. Vul de velden in.
4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

In dit scherm vul je instellingen in met betrekking tot incasso’s. Je bepaalt de lay-out van nota’s en hoe je werkt met incasso’s.

1. Vul de velden in de rubriek “Lay-outs” in; voor zover van toepassing.

2. Druk op “TAB”; je gaat naar het volgende veld. Druk op “Shift” + “TAB”; je gaat naar het vorige veld.

   Veld

   Omschrijving

   Nota lay-out: Nota lay-out e-mail: Nota lay-out verkoop: Nota lay-out verkoop e-mail:    Creditnota lay-out: Creditnota lay-out verkoop: Nota lay-out instellingen: Nota lay-out eigen bijdrage: Nota lay-out incasso: Nota lay-out mislukte incasso: Nota lay-out verkoop incasso: Nota lay-out verkoop mislukte incasso:

   BIj deze velden stel je de lay-out van nota’s in. Klik op de knop “Geavanceerd” om ook de layout van nota’s voor incasso, instellingen en eigenbijdrage in te stellen: klik op  en dubbelklik op de nota lay-out.  Het selectiescherm “Selecteren Rapport” wordt steeds gefilterd op lay-out’s, die bij het soort nota beschikbaar zijn.  Je kunt in het scherm “Selecteren Rapport” een bestaand rapport wijzigen: klik één keer op het rapport, en klik op .

3. Vul de velden in de rubriek “Betalingsteksten” in; voor zover van toepassing.
   

   Veld	Omschrijving
   Betalingstekst nota: Betalingstekst creditnota: Betalingstekst incasso: Betalingstekst mislukte incasso:	Vul een tekst in die moet verschijnen op nota’s, bijvoorbeeld: “Met ingang van volgende maand wijzigt ons bankrekeningnummer!” of een betalingsinstructie. De tekst die je hier intypt, komt pas op de nota als je het veld “Betalingstekst:” toevoegt aan het nota ontwerp.  Je kunt bij een medewerker een afwijkende tekst opgeven.

4. Vul de velden in de rubriek “Overig” in; voor zover van toepassing.
   

   Veld	Omschrijving
   Specificatie zittingen printen	Kies voor deze optie, als je wilt dat tijdens het printen van verzamelstaten ook een specificatie van de gedeclareerde zittingen wordt geprint.
   Incasso nota’s printen tijdens:	Klik op  en kies “Declareren” of “Aanmaken incasso bestand”. Je geeft hiermee aan op welk moment de nota’s afgedrukt moeten worden. De optie “Declareren” betekent: gelijk bij het aanmaken van alle nota’s, en de optie “Aanmaken incasso bestand” betekent: bij het aanmaken van het incasso bestand.  Bij de eerste optie is nog niet bekend wanneer de nota geïncasseerd zal worden en kan dat dus ook niet op de nota worden afgedrukt.

5. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

1. Je hebt het scherm “Systeemgegevens” nog open staan OF
   open het scherm opnieuw menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens].
2. Klik op tabblad “4. Financieel”.
3. Vul de velden in.
4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

Op dit tabblad vul je de grootboekrekeningnummers in, die in de boekhouding gebruikt gaan worden. Bij oplevering van het programma wordt een standaard rekeningschema meegeleverd. Je kunt hier van afwijken (in overleg met je boekhouder / accountant).
Ook al houd je zelf niet actief de boekhouding bij, dan moeten hier toch (bijna) alle grootboekrekeningen ingevuld worden.

1. Vul de velden in de rubriek “Rekeningen”; voor zover van toepassing. 
   

   Veld	Omschrijving
   Boeken mogelijk vanaf:	Standaard wordt 1 januari van het lopende boekjaar ingevuld. Je kunt dit wijzigen. Typ de datum in of gebruik de kalender via .   De datum kan niet in of voor een afgesloten boekjaar liggen; in dat geval krijg je een foutmelding.   Tijdens de jaarafsluiting wordt het veld “Boeken mogelijk vanaf:” ingesteld op 1 januari van het nieuwe boekjaar.

2. Vul de velden in de rubriek “Rekeningen”; voor zover van toepassing. 
     Druk op “TAB”; je gaat naar het volgende veld. Druk op “Shift” + “TAB”; je gaat naar het vorige veld.
3. In de velden kies je per type rekening een grootboekrekeningnummer.

   Klik op  en dubbelklik op het rekeningnummer.
   
   Druk op “TAB”; je gaat naar het volgende veld. Druk op “Shift” + “TAB”; je gaat naar het vorige veld.

   Het selectiescherm “Selecteren Grootboekrekening” wordt steeds gefilterd op rekeningnummers, die bij het type rekening beschikbaar zijn. Door onder in dit scherm het filter “actief (niet geblokkeerd)” aan te vinken, zie je alleen de beschikbare grootboekrekeningen. Je kunt hier een item toevoegen (ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg).

4. In de rubriek “Kostenplaatsen” kies je per type kostenplaats specifiek nummer.
   Klik op  en dubbelklik op de kostenplaats.
5. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

1. Je hebt het scherm “Systeemgegevens” nog open staan OF
   open het scherm opnieuw menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens].
2. Klik op tabblad “5. Agenda”.
3. Vul de velden in.
4. Stel zo nodig afwijkende roosters per weekdag in: klik in een lege regel bij “Rooster per weekdag:” en klik op . Vul de velden in.
5. Bewaar de regel (“F5” of ).
6. Stel zo nodig afwijkende roosters per datum in: klik in een lege regel bij “Rooster per datum:” of klik op . Vul de velden in.
7. Voeg zo nodig agendagroepen toe. 
8. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
9. Sluit het scherm (“ESC” of  )

In dit scherm stel je de agenda in. Je bepaalt voor elke medewerker het standaard agendarooster en eventueel een afwijkend rooster per weekdag / per datum. Verder kun je laten controleren op dubbele afspraken, niet geboekte afspraken en het nog vrije behandel aantal / de nog vrije behandel duur.

1. Vul de velden in; voor zover van toepassing.
   

   Veld	Omschrijving
   Controle op dubbele afspraken:	Standaard wordt “Nee” ingevuld; wijzig dit zo nodig. Kies voor “Ja”, dan krijg je een melding als je een afspraak wilt plannen naar een datum én tijdstip waar al een andere afspraak ingevoerd is.  De standaardinstelling “Nee” maakt het mogelijk om groepssessies met meerdere patiënten in te plannen.
   Controleduur niet geboekte afspraken:	Typ in, hoeveel dagen in het verleden wordt gekeken bij het zoeken van niet geboekte afspraken. Voordat je kunt declareren, moeten afspraken eerst worden doorgeboekt. Voordat alle afspraken in een periode in de agenda worden doorgeboekt, wordt eerst gecontroleerd of er nog ongeboekte afspraken zijn vóór de opgegeven periode. Zo ja, wordt een bevestiging gevraagd voor het doorboeken.   Typ “0” als je de controle helemaal niet uit wil voeren.
   Waarschuwen bij ruimte (zittingen):	Typ in, bij hoeveel resterende behandelingen in een behandelserie een waarschuwing gegeven moet worden. Intramed bepaalt dit bij het opslaan van een behandeling aan de hand van het veld “Max aantal” uit een behandelserie.  Typ “0” als er geen waarschuwing gegeven moet worden.
   Waarschuwen bij ruimte (behandelduur):	Typ in, bij hoeveel resterende behandeltijd in een behandelserie een waarschuwing gegeven moet worden. Intramed bepaalt dit bij het opslaan van een behandeling aan de hand van het veld “Max aantal” uit een behandelserie.  Typ “0” als er geen waarschuwing gegeven moet worden.
   Waarschuwen bij ruimte (bedrag):	Typ in, vanaf welk resterend vergoed bedrag in een behandelserie, een waarschuwing gegeven moet worden. Intramed bepaalt dit bij het opslaan van een behandeling, door de “Behandelprijs:” van alle geplande afspraken op de behandelserie op te tellen.   Typ “0” als er geen waarschuwing gegeven moet worden.
   Standaard afsprakenoverzichtsrapport:	Klik op  en dubbelklik op het rapport dat je standaard wilt gebruiken als afsprakenoverzicht.
   Standaard Rooster:	Klik op  en dubbelklik op het rooster. Hier stel je een standaard agendarooster in dat voor alle medewerkers hetzelfde is.
   Attentiekleur:	Kies de attentiekleur. De patiëntnaam in afspraken in de agenda krijgt deze tekstkleur als blijkt dat de patiëntgegevens niet volledig zijn. Een patiënt is niet (aanvullend) verzekerd of er is geen vertrouwd BSN bijvoorbeeld.  De attentiekleur wordt ook gebruikt bij het behandelplan.

2. Stel zo nodig afwijkende roosters per weekdag in: klik in een lege regel bij “Rooster per weekdag:” en klik op .
   
   De nieuwe regel herken je aan het sterretje vóór de regel . De regels die al bewaard zijn herken je aan het teken .
   Vul de velden in; voor zover van toepassing.
   

   Kolom	Omschrijving
   dag	Klik op  en kies de weekdag.
   Rnr.	Als je afwijkend van het standaardrooster een “Niet inplanbare dag” wilt instellen, vul je hier niets in. Wil je een afwijkend rooster instellen, klik op  en dubbelklik op het rooster.
   Omschrijving	Standaard is “Niet inplanbaar” ingevuld. Als je een afwijkend rooster instelt, wordt de omschrijving van dat afwijkend rooster ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.
   vanaf	Klik op  en kies de datum waar vanaf het afwijkend rooster per werkdag ingaat. In de kalender zie je ook de knop “Huidig” waarmee je snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kun je ook de datum intypen, of de letter “H” om de huidige datum te krijgen.

3. Bewaar de regel (“F5” of ).
4. Stel zo nodig afwijkende roosters per datum in: klik in een lege regel bij “Rooster per datum:” of klik op .
   
   De nieuwe regel herken je aan het sterretje  vóór de regel. De regels die al bewaard zijn herken je aan het teken .
5. Vul de velden in; voor zover van toepassing.
   

   Kolom	Omschrijving
   vanaf	Klik op  en kies de datum waar vanaf het afwijkend rooster ingaat. In de kalender zie je ook de knop “Huidig” waarmee je snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kun je ook de datum intypen, of de letter “H” om de huidige datum te krijgen.
   t/m	Klik op  en kies de datum tot en met wanneer het afwijkend rooster wordt gevolgd. In de kalender zie je ook de knop “Huidig” waarmee je snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kun je ook de datum intypen, of de letter “H” om de huidige datum te krijgen.
   Soort	Standaard is “Afwijkend rooster” ingevuld. Wil je een vrije periode (bijvoorbeeld een praktijksluiting in de vakantie) instellen, klik op  en kies “Vrij”.
   Rnr	Als je in de kolom “Soort” gekozen hebt voor “Afwijkend rooster” een “Niet inplanbare dag” wilt instellen, klik je hier op  en dubbelklik op het rooster. Je kunt hier een item toevoegen (ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg).
   Omsch	Typ een omschrijving van de afwijkende periode in. Als je een afwijkend rooster instelt, wordt hier de omschrijving van dat afwijkend rooster ingevuld.

   Als je een vrije periode wilt toevoegen en er zijn al afspraken gepland in die periode, krijg je een waarschuwing en wordt het toevoegen gestopt. Een oplossing is om een afwijkend rooster voor de periode in te stellen met regels het soort “Niet inplanbaar”. Je kunt dan in de agenda in die periode geen nieuwe afspraken meer plannen, maar de bestaande blijven zichtbaar.

6. Voeg zo nodig bij “Groepen” een agendagroep toe.
   
   Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.
7. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
8. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

1. Je hebt het scherm “Systeemgegevens” nog open staan OF
   open het scherm opnieuw menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens].
2. Klik tabblad “6. Aanmaningstraject”.
3. Klik op .
4. Vul de velden in.
5. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
6. Voeg eventueel meer regels toe; klik op , en vul de velden in.
7. Bewaar de gegevens steeds (“F5” of ).
8. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

In dit scherm stel je aanmaningstrajecten in. Aanmaningstrajecten mag men zelf bedenken, net als het opleggen van administratiekosten. Een patiënt is echter niet altijd verplicht deze te betalen. Dit is mede afhankelijk van hoe je in de praktijk de betalingsvoorwaarden hebt opgesteld en gecommuniceerd hebt met de patiënten.

1. Klik op .
2. Vul de velden in de rubriek “Algemeen” in:
   

   Veld	Omschrijving
   Aanmaningsnummer:	Dit nummer wordt automatisch aangemaakt als je het aanmaningstraject bewaart.
   Aanmaningstermijn	Typ de aanmaningstermijn in (in dagen). Na deze periode (vanaf de declaratiedatum) kan een openstaande nota aangemaand worden.
   Administratiekosten:	Typ de administratiekosten in. Deze kosten komen bovenop het bedrag op de nota.

3. Vul de velden in de rubriek “Lay-outs” in.
   

   Veld	Omschrijving
   Aanmaning lay-out:	Klik op  en dubbelklik op het rapport dat voor de aanmaning van behandelingen gebruikt moet worden.
   Aanmaning lay-out e-mail:	Klik op  en dubbelklik op het rapport dat voor de aanmaning van behandelingen die per e-mail gefactureerd worden, gebruikt moet worden.
   Aanmaning lay-out verkoop:	Klik op  en dubbelklik op het rapport dat voor de aanmaning van verkopen gebruikt moet worden.
   Aanmaning lay-out verkoop e-mail:	Klik op  en dubbelklik op het rapport dat voor de aanmaning van verkopen die per e-mail gefactureerd worden, gebruikt moet worden.

4. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
5. Voeg eventueel meer regels toe; klik op , en vul de velden in.
6. Bewaar de gegevens steeds (“F5” of ).

1. Je hebt het scherm “Systeemgegevens” nog open staan OF
   open het scherm opnieuw menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens].
2. Klik op tabblad “7. Modules”.
3. Vink de modules aan; voor zover van toepassing.
4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

In Intramed zijn nog enkele zaken ingebouwd, die niet iedere gebruiker nodig heeft. Deze zijn in dit scherm als afzonderlijke modules aan- en uit te schakelen.

1. Vink de modules aan; voor zover van toepassing.
   

   Module	Omschrijving
   Export patiëntgegevens als tekst	Als je deze module kiest, is er in de patiëntenlijst een extra optie beschikbaar (Export patiëntengegevens (als tekst)…). Het gebruik van deze optie resulteert in een tekstbestand met vaste breedte (Fixed Width), waarin gegevens van de patiënten zijn opgenomen. De opgenomen gegevens zijn: PatientNr, Achternaam, Tussenvoegsels, Roepnaam, Voorletters, Geslacht, Geboortedatum, Straat, Huisnummer, Postcode, Woonplaats en Telefoonnummer Werk. Als je deze module uitschakelt (standaard instelling), dan zie je deze exportmogelijkheid niet.
   Diëtetiek	Kies voor deze module, als je gebruik maakt van de mogelijkheden voor diëtetiek in Intramed. Dit levert onder menu [Systeem], [Tabellen] een extra mogelijkheid op: [Diëtetiek]. Hieronder vind je allerlei gegevens over voedingsmiddelen en consumptie. Ook levert dit in een behandelepisode een extra tabblad op, namelijk “8. Diëten”. Op tabblad 8 voer je patiëntgerichte adviezen in en het werkelijk gebruik van voedingsmiddelen door de patiënt. Als je voor deze module kiest, wordt automatisch de module “Registratie gewicht in behandelepisode” ook ingeschakeld.
   Registratie gewicht in behandelepisode	Vink deze module aan, als je het gewicht van de patiënt wil vastleggen, gekoppeld aan lengte en datum. De lengte is vooral van belang voor langduriger behandelingen van kinderen, aangezien zij geleidelijk aan langer zullen worden.Ook levert dit in een behandelepisode een extra tabblad op, namelijk “5. Gewicht”. Op dit tabblad kun je de gewichtsontwikkeling van de patiënt bijhouden en grafisch weergeven. Deze module wordt automatisch ingeschakeld en kan niet uitgeschakeld worden bij inschakeling van de module “Diëtetiek”.
   Abakus	Kies voor deze module als je gebruik maakt van Abakus. Op de website van Abakus vind je een uitleg over wat Abakus is: “een webbased elektronisch patiëntendossier dat fysiotherapeuten ondersteunt in het klinisch redeneren en besluiten, en het objectiveren en registreren van fysiotherapeutische uitkomstmaten in nauwe samenwerking met de patiënt of zijn vertegenwoordiger.” Zie voor meer informatie www.abakus.nl.  Intramed heeft een koppeling naar Abakus, waardoor patiëntgegevens uitgewisseld worden en dubbele invoer wordt voorkomen. Als je voor deze module kiest, zie je de URL waarmee je met Abakus communiceert. Deze URL wordt door automatisch ingevuld als je de module gaat gebruiken. als dat nodig is, wordt deze URL bij een nieuwe Intramed versie bijgewerkt. Je kunt ook zelf een URL intypen.
   Communicatie met Extramed	Kies voor deze module als je gebruik maakt van Extramed. Binnen Extramed worden declaraties van verschillende praktijken/vestigingen verzameld, en als 1 declaratie doorgestuurd naar de verzekeraar. Als je voor deze module kiest, verschijnen er nog een aantal velden. In deze velden typ je de FTP-informatie, gebruikersnaam en wachtwoord wat je toegang geeft tot Extramed.
   PREM	Kies voor deze module als je wil koppelen met “Qualiview”, “MediQuest”, CEO-ergo, CTO-logo of QDNA voor het afnemen van de PREM. De rubriek “Instellingen voor PREM wordt geopend. In het veld “Online dienst PREM:” kies je via de pijlknop achter het veld, met welke organisatie je werkt. In het veld “Afname methode:” kies je of de vragenlijst “Online” of “Schriftelijk” moet worden toegestuurd. Je kunt ook kiezen voor “Beide”. In dat geval kun je per patiënt (op tabblad “3. Bijzonderheden” van de patiëntgegevens) instellen hoe de vragenlijst verstuurd moet worden. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg. Kies je voor de online dienst “Qualiview”, dan zie je ook het veld “Aanleveren diagnosecode:”.   Qualiview gebruikt de diagnosecodes om de dashboards op te bouwen. Als je hier gebruik van wil blijven maken, kies je bij het veld “Aanleveren diagnosecode:” voor “Ja”. Zie voor meer informatie www.fysiomonitor.nl of www.mediquest.nl.
   Bedrijfsmiddelen	Kies voor deze module als je op je locatie(s) verschillende bedrijfsruimten wil beheren en bij behandelingen of abonnementen bedrijfsmiddelen (zoals fitness apparaten) wil reserveren. Dit levert onder menu [Systeem], [Tabellen] een extra mogelijkheid op: [Bedrijfsmiddelen]. Hieronder vind je gegevens over de typen en het aantal exemplaren van bedrijfsmiddelen. Deze module wordt automatisch ingeschakeld bij inschakeling van de module “Abonnementen” en kan dan niet uitgeschakeld worden. In dat geval levert dit in de agenda een extra tabblad op, namelijk “2. Ruimtes”. Op tabblad 2 voer je abonnement afspraken in en reserveer je bedrijfsruimten en bedrijfsmiddelen.
   Abonnementen	Vink deze module aan, als je abonnementen (bijvoorbeeld voor cardiotraining) wil verkopen aan patiënten. Dit levert onder menu [Systeem], [Tabellen] een extra mogelijkheid op: [Abonnementen].  Kies je voor deze module, dan wordt automatisch de module “Bedrijfsmiddelen” ook ingeschakeld.
   ZorgDomein	Deze optie werkt alleen voor de pilotgebruikers van ZorgDomein.
   Intramed Insight	Deze optie werkt alleen voor de pilotgebruikers van Intramed Insight. Vink deze optie aan als je geen gebruik wil maken van Intramed Insight. De menu-optie “Insight” verdwijnt dan voor alle gebruikers.

2. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

1. Je hebt het scherm “Systeemgegevens” nog open staan of open het opnieuw via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens].
2. Klik op tabblad “8. Koppelingen/exports”.
3. Klik op “Configureren” bij een apparaat / de software die je wil koppelen.
4. Vul de velden in.
5. Klik op “OK”; configureer zo nodig nog een apparaat / de software.
6. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

In dit scherm kun je koppelingen configureren met software en apparaten, die door podotherapeuten worden gebruikt. Verder kun je enkele zaken met betrekking tot exports instellen.

1. Klik op “Configureren” bij een apparaat / de software die je wil koppelen.
   
2. Vul de velden in.
   

   Veld	Omschrijving
   Locatie <naam apparaat/software>:	Klik op “Bladeren” om het programma-bestand van het apparaat / de software te vinden. Dit bestand is in de bestandenmap van het apparaat / de software meestal te herkennen aan “.exe” aan het einde van de bestandsnaam.
   Locatie Paromanager.ini: OF Koppeldirectory:	Klik op “Bladeren” om de koppelbestanden-map / het koppelbestand van het apparaat / de software te vinden.

3. Klik op “OK”.
4. Configureer zo nodig nog een apparaat / de software.
5. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

1. Je hebt het scherm “Systeemgegevens” nog open staan OF open het scherm opnieuw via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens].
2. Klik op tabblad “10. Externe toegang”.
3. Vul de velden in.
4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

In dit scherm vul je instellingen in met betrekking tot de online diensten van Intramed.

1.  Vul de velden in de rubriek “Instellingen voor externe toegang webservices” in.
   

   Veld	Omschrijving
   Wachtwoord externe toegang:	Typ een “Wachtwoord externe toegang” in. Het wachtwoord kan maximaal 40 tekens lang zijn. Je mag (hoofd-)letters, cijfers en leestekens gebruiken.
   Agenda niet wijzigbaar door patiënt binnen (uur):	Dit veld is alleen beschikbaar als je een Intramed PLUS licentie hebt. Typ het aantal uur in, waarbinnen een patiënt een voorlopige afspraak kan inplannen en verplaatsen / een bestaande afspraak kan verplaatsen..

2. Vul de velden in de rubriek “Beschikbare diensten” in. In deze rubriek kun je de online diensten waar je geen gebruik van maakt, uitvinken.
   

   Optie	Omschrijving
   Patiënt – Inschrijven	Dit veld is alleen beschikbaar als je een Intramed PLUS licentie hebt. Kies voor deze optie als een patiënt zich via de website van de praktijk kan aanmelden.
   Patiënt – Afspraken inzien	Dit veld is alleen beschikbaar als je een Intramed PLUS licentie hebt. Kies voor deze optie als een patiënt zijn afspraken kan/mag inzien via de website van de praktijk.
   Patiënt – Afspraken wijzigen	Dit veld is alleen beschikbaar als je een Intramed PLUS licentie hebt. Kies voor deze optie als een patiënt zijn afspraken kan/mag wijzigen via de website van de praktijk.  Als je voor deze optie kiest, wordt automatisch de optie “Afspraken inzien” ook aangevinkt.
   Patiënt – Nieuwe klacht melden	Dit veld is alleen beschikbaar als je een Intramed PLUS licentie hebt. Sommige patiënten hebben al inloggegevens. Vink deze optie aan, als een patiënt een afspraak voor een nieuwe klacht zelf kan/mag toevoegen via de website van de praktijk. De patiënt hoeft de algemene gegevens dan niet opnieuw in te vullen
   Patiënt – Nieuwe afspraak toevoegen	Dit veld is alleen beschikbaar als je een Intramed PLUS licentie hebt. Vink dit aan als je wilt, dat patiënten bij online inschrijven direct een eerste afspraak moeten kunnen maken. De diensten “Afspraken inzien”, “Afspraken wijzigen” en “Nieuwe klacht melden” worden tegelijkertijd ook ingeschakeld. Vink je dit niet aan, dan kunnen patiënten die zich online inschrijven in aanmelding in de rubriek “Gegevens klacht” een voorkeursdag en voorkeurstijd opgeven. Vink je dit wel aan, dan kunnen patiënten in de aanmelding bij de rubriek “Gegevens klacht” een voorlopige eerste afspraak inplannen.
   Patiënt – Vragenlijsten inzien	Dit veld is alleen beschikbaar als je een Intramed PLUS licentie hebt. Vink deze optie aan als een patiënt zijn vragenlijsten kan/mag inzien via de website van de praktijk. De patiënt kan dus een deel van zijn dossier inzien.
   Patiënt – Vragenlijsten wijzigen	Dit veld is alleen beschikbaar als je een Intramed PLUS licentie hebt. Vink deze optie aan als een patiënt zijn vragenlijsten kan invullen via de website van de praktijk.  Als je voor deze optie kiest, wordt automatisch de optie “Vragenlijst inzien” ook aangevinkt.
   Dossier inzien	Dit veld is alleen beschikbaar als je een Intramed PLUS licentie hebt. Vink deze optie aan als een patiënt zijn medisch dossier mag inzien via de website van de praktijk.
   Medewerker – Agendainhoud inzien	In Intramed mobiel kunnen medewerkers de agendainhoud inzien. Deze optie is altijd geactiveerd.
   Medewerker – Agendainhoud wijzigen	In Intramed mobiel kunnen medewerkers de agendainhoud wijzigen. Deze optie is altijd geactiveerd.
   Medewerker – Agendainhoud toevoegen	Kies of medewerkers notities kunnen toevoegen in Intramed mobiel.
   Medewerker – Agendainhoud verwijderen	Kies of medewerkers notities kunnen verwijderen in Intramed mobiel.

    Als je de optie “Vragenlijst inzien” of “Vragenlijst wijzigen” niet hebt gekozen, wordt in de verslaglegging ook geen melding getoond om de vragenlijst online aan te bieden aan de patiënt.
3. Vul de velden in de rubriek “Instellingen patiëntenportaal” in. In deze rubriek kun je de opmaak van je patiëntenportaal instellen.
   

   Veld	Omschrijving
   URL patiëntenportaal:	Dit veld is alleen beschikbaar als je een Intramed PLUS licentie hebt. Typ het url (= internetadres) in, waar het patiëntenportaal beschikbaar op moet zijn. Neem zo nodig contact op met de partij die je webpagina verzorgt.   Op het patiëntenportaal kan een patiënt zijn afspraken zien, verzetten, vragenlijsten invullen en zijn e-mailgegevens valideren. Het e-mailadres van de patiënt wordt gevalideerd om te voorkomen dat kwaadwillenden via valse e-mailadressen nep-afspraken kunnen maken, of op naam van een ander in kunnen schrijven.
   Stylesheet patiëntenportaal:	Als je gebruik maakt van een eigen stylesheet voor de opmaak van je patiëntenportaal, vul je hier de locatie van die stylesheet in.  Als je een eigen stylesheet ingesteld had in het iframe en het veld “Stylesheet patiëntenportaal:” nog niet hebt ingevuld in de systeemgegevens, wordt de standaard stylesheet gebruikt (wit met blauw).
   Kies de velden die op pagina Inschrijven zichtbaar zijn:	Standaard zijn alle velden aangevinkt, behalve het veld “Locatie”. Vink de velden aan/uit, die je wel/niet op jouw inschrijfpagina wilt zien.

4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

1. Je hebt het scherm “Systeemgegevens” nog open staan of open het opnieuw via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens].
2. Klik op tabblad “a. Account” (het laatste tabblad).
3. Vul de velden in; voor zover van toepassing.
4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

Op dit tabblad kun je aangeven hoe strikt de veiligheidseisen zijn voor het wachtwoord.

1. Vul de velden in.
   

   Veld	Omschrijving
   Wijzigen na (dagen):	Typ het aantal dagen in, waarna elke medewerker zijn wachtwoord opnieuw moet instellen. Als je “0” invult, verloopt het wachtwoord nooit.
   Waarschuwen voor (dagen):	Typ het aantal dagen in, vanaf wanneer je een melding wilt laten tonen dat binnenkort het wachtwoord gewijzigd moet worden.
   Uitschakelen na (dagen):	Typ het aantal dagen in. Na dit aantal wordt een account met verlopen wachtwoord uitgeschakeld.  De status van een uitgeschakelde account kun je altijd weer wijzigen in “Actief”.
   Aantal pogingen:	Typ in hoe vaak een medewerker mag proberen zijn wachtwoord in te vullen. Als dit aantal bereikt is, wordt het account tijdelijk geblokkeerd en moet een nieuw wachtwoord ingevoerd worden.
   Blokkeertijd (UU:mm:ss):	Typ in, hoe lang een account geblokkeerd moet blijven bij het overschrijden van het aantal pogingen.  Als je 00:00:00 invult, blijft de account geblokkeerd en kan het account alleen ontgrendeld worden door de systeembeheerder.
   Minimum sterkte:	Typ het percentage in, wat de minimale sterkte van het wachtwoord moet zijn binnen de praktijk. Medewerkers kunnen dan alleen een wachtwoord instellen die deze sterkte of hoger is. Sterkte van het wachtwoord De indicatiebalk geeft aan hoe sterk het wachtwoord is. Factoren die een positief effect hebben op de sterkte van het wachtwoord: Lengte (minimaal 8 karakters) Het gebruik van hoofdletters, kleine letters en cijfers Het gebruik van symbolen (! @ & etc.) Het gebruik van cijfers en symbolen midden in het wachtwoord                            Factoren die een negatief effect hebben op de sterkte van het wachtwoord: Het gebruik van alleen letters, cijfers of symbolen Het gebruik van dezelfde karakters achter elkaar (bijvoorbeeld AA!!33) Opeenvolgende letters, cijfers of symbolen Standaard combinaties op het toetsenbord (bijvoorbeeld qwerty) Gebruik van minimaal 3 opeenvolgende tekens die ook in de gebruikersnaam voorkomen  Als je gebruik maakt van Intramed mobiel of de tweestapsauthenticatie, moet de minumum sterkte minstens 60 zijn.
   Wachtwoord geschiedenis:	Typ in hoeveel wachtwoorden per medewerker onthouden moeten worden, om te voorkomen dat wachtwoorden hergebruikt worden.
   Tweestapsauthenticatie gebruiken	Vink deze optie aan als je wil dat alle medewerkers van de praktijk inloggen via 2 stappen. De 1e stap blijft je Intramed wachtwoord en de 2e stap is het invoeren van een beveiligingscode die je via een app genereert.  Als je van deze optie gebruik wil maken, moet bij het veld “Minimum sterkte:”, minimaal 60 ingevuld zijn. Ook kan elk apparaat maar 1 keer gebruikt worden. Dus een tablet van de praktijk kan maar door 1 persoon gebruikt worden voor de authenticatie.  Bij het inloggen heb je voortaan dus altijd het mobiele apparaat nodig.   Als vanaf Intramed versie 9.2 tweestapsauthenticatie wordt ingeschakeld, geldt dat ook voor Intramed Mobiel. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

2. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

1. Klik op menu [Systeem], [Ontwerpen], [Documenten], tabblad “2. E-mail”.
2. Dubbelklik op een ontwerp om het te wijzigen, of klik op  om een nieuw e-mailontwerp toe te voegen.
3. Typ tekst in of voeg velden toe via “Veld toevoegen”. 
4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
5. Wijzig zo nodig de andere ontwerpen.

Bij sommige acties in Intramed wordt een automatische e-mail verstuurd. Bijvoorbeeld bij het online aanbieden van een vragenlijst en het online versturen van een nota. Je kunt de tekst van deze automatisch gestuurde e-mails aanpassen op dit tabblad.

1. Dubbelklik op een ontwerp om het te wijzigen, of klik op  om een nieuw e-mailontwerp toe te voegen.
2. In het scherm “Documentontwerp” kun je het ontwerp aanpassen. Je kunt tekst typen en velden toevoegen. Het voordeel van velden toevoegen is dat Intramed automatisch de velden invult aan de hand van de gegevens van de behandelepisode/declaratie/praktijk etc. waarbij je de brief gebruikt.
   Als je op “Veld toevoegen” klikt, zie je een lijst van mappen. Klik op het pijltje voor een map en je ziet de beschikbare velden. Dubbelklik er op om ze aan je ontwerp toe te voegen.
    
3. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
4. Wijzig zo nodig de andere ontwerpen.