Niet nagekomen afspraak/no-show registreren en verwerken
Wanneer een patiënt niet komt opdagen op een afspraak, zorgt Intramed ervoor dat alle aanpassingen om een niet nagekomen afspraak/no-show te registreren, gedaan worden. In Intramed kun je snel een afspraak omzetten in een niet nagekomen afspraak en dan staat deze klaar om eventueel te declareren naar de patiënt.
Om dit te doen moeten wel enkele instellingen in Intramed aangepast worden. Hieronder vindt je de stappen kort uitgelegd, voor uitgebreide informatie met afbeeldingen kun je hier kijken.
Stap 1: Niet nagekomen afspraak in de codelijst en/of de verrichtingscode instellen
Je kunt een tarief voor niet nagekomen afspraak/no-shows instellen per codelijst of verrichtingscodeg. De niet nagekomen afspraak prijs bij een verrichtingscode gaat boven de niet nagekomen afspraak prijs bij de bijbehorende codelijst.
Tarief instellen per codelijst:
Heb je één vast tarief voor een niet nagekomen afspraak? Stel dan een ‘niet nagekomen afspraak’ tarief per codelijst in. Bij een codelijst van soort ‘zorgproducten’ wordt de tabel voor no-show tarieven verborgen.
- Klik op menu ‘Systeem’, ‘Tabellen’, ‘Codelijsten’.
- Dubbelklik op de codelijst waarbij je een niet nagekomen afspraak tarief wilt instellen.
- Onderin tabblad ‘1. Algemeen’ zie je de tabel ‘Prijzen niet nagekomen afspraak:’.
- Klik in het veld ‘Vanaf datum’ en typ de datum in vanaf wanneer het niet nagekomen afspraak tarief geldt.
- Klik in het veld ‘Prijs niet nagekomen afspraak’ en typ het tarief in dat aan de patiënt gefactureerd moet worden als hij/zij niet aanwezig was tijdens een behandeling die onder deze codelijst valt.
- Bewaar de gegevens.
Tarief instellen per behandeling
Is het niet nagekomen afspraak tarief afhankelijk van de behandeling, stel dan per verrichtingcode (als de prijzen zichtbaar zijn) een niet nagekomen afspraak tarief in. Bijvoorbeeld als je een algemeen niet nagekomen afspraak tarief hebt, behalve voor een eerste afspraak en een groepsbehandeling. Stel dan bij de verrichtingcode(s) voor een eerste afspraak en groepsbehandeling een apart niet nagekomen afspraak tarief in.
Bij verrichtingcode op een codelijst van soort ‘zorgproducten’ wordt de kolom voor niet nagekomen afspraak tarieven verborgen.
Dat stel je als volgt in:
- Klik op menu ‘Systeem’, ‘Tabellen’, ‘Codelijsten’.
- Selecteer de codelijst waarbij je een niet nagekomen afspraak tarief wilt instellen.
- Dubbelklik in de lijst daaronder op de verrichtingcodes waarbij je een niet nagekomen afspraak tarief wilt instellen.
- Klik in het veld ‘Prijs niet nagekomen afspraak’ en typ het tarief in dat aan de patiënt gefactureerd moet worden als deze niet aanwezig was tijdens een behandeling met deze verrichtingcode.
- Bewaar de gegevens.
- Herhaal stappen 3 t/m 5 zo nodig voor andere verrichtingcodes.
Stap 2: Niet nagekomen afspraak registreren
Je kunt op 2 manier de afspraak noteren als een no show:
Methode 1:
- In de agenda selecteer je de patiënt.
- Klik op de rechtermuisknop en selecteer ‘Markeer als niet nagekomen afspraak’.
- Het bij de codelijst/verrichtingscode ingestelde prijs voor niet nagekomen afspraken wordt ingevuld in de behandeling en er wordt een nota naar de patiënt gestuurd.
Methode 2:
In de behandeling is rechts bovenin een aanvinkvakje toegevoegd: ‘Niet nagekomen afspraak’.
Vink je ‘Niet nagekomen afspraak’ aan, dan wordt direct de bij de codelijst/verrichtingscode ingestelde prijs voor niet nagekomen afspraken ingevuld en wordt het een nota naar de patiënt.
Let op: je kunt bij beide methodes dit niet aanvinken als de afspraak al is gedeclareerd of als het een afspraak is bij een afwijkend declaratietraject (zorgproducten).
Knippen / kopiëren
- Als je een afspraak, die aangevinkt is als ‘niet nagekomen afspraak’, kopieert en plakt, wordt in de kopie ‘niet nagekomen afspraak’ weer uitgevinkt.
- Als je een afspraak, die aangevinkt is als ‘niet nagekomen afspraak’, knipt en plakt, blijft ‘niet-nagekomen afspraak’ aangevinkt.
Stap 3: Automatische e-mail instellen
Als een afspraak als ‘niet nagekomen’ is aangevinkt, kan de patiënt een automatische e-mail daarover krijgen.
Hiervoor moeten nog wel twee instellingen aangepast worden.
E-mail template aanpassen:
- Ga naar [Systeem], [Ontwerpen], [Documenten], tabblad ‘2. E-mail’.
- Zoek het e-mail template ‘Niet nagekomen afspraak’ op.
- Dubbelklik hierop om dit ontwerp naar eigen inzicht aan te passen.
E-mail instellingen aanpassen.
- Ga naar [Systeem], [Organisatie], [E-mailinstellingen], tabblad ‘2. Per soort e-mail’.
- Selecteer “Niet nagekomen afspraak” in de lijst.
- Koppel dit ontwerp aan de automatische niet nagekomen afspraak e-mail.
Alles ingesteld? Dan krijgt de patiënt als je een niet nagekomen afspraak noteert, automatisch deze e-mail.