Als klant heb je de mogelijkheid om te mailen vanuit Intramed. Regelmatig worden we gebeld over e-mails die niet of niet goed worden afgeleverd bij cliënten. Dit heeft vaak te maken met de SMTP-gegevens of het SPF-record die niet goed staat ingesteld. Helaas kan ons Service Centrum hier niet volledig bij helpen omdat het om een dienst/product van derde gaat.
We leggen je uiteraard wel graag uit hoe wat je zelf kan doen om dit op te lossen.
Een SPF-record, wat is dat?
SPF (Sender Policy Framework) is een belangrijk onderdeel voor het afleveren van je e-mail. Het voorkomt dat andere personen een e-mail kunnen verzenden vanuit jouw naam of namens je praktijk. Wanneer je geen SPF-record hebt ingesteld op je e-maildomein (bijvoorbeeld info@praktijkintramed.nl) komt een e-mail niet aan of in de spam terecht. Het is daarom belangrijk om dit record aan je DNS-server toe te voegen.
We verduidelijken het graag aan de afbeelding hieronder:
Hoe zorg je dat e-mails wel aankomen?
Er zijn twee manieren om te zorgen dat een e-mail die je vanuit Intramed verstuurd wel aankomt bij je cliënt.
1: Eigen SMTP-gegevens instellen in Intramed
Je kan in Intramed de SMTP-gegevens van je eigen domein invullen. Wanneer je dit doet wordt een e-mail via je eigen mailserver verstuurd. Let op: Dit is niet mogelijk als je tweestapsverificatie op je SMTP-server aan hebt staan. Indien dit het geval is, is het alleen mogelijk om gebruik te maken van de onderstaande tweede optie.
2: Onze SPF-record toevoegen aan de DNS van je eigen domein
Wanneer de SMTP-server van je praktijk gebruik maakt van tweestapsverificatie kun je gebruik maken van onze mailserver door onze SPF-record (zie onderstaand) toe te voegen aan de DNS van jouw domein.
SPF-record van Intramed Online:
v=spf1 include:intramedonline.nl ~all
Maak je gebruik van Office365 Klik dan op een van de onderstaande (voor jou relevante) link om in deze omgeving een SPF-record toe te voegen:
SPF instellen bij Microsoft 365
Maak je gebruik van een ander e-mailprogramma? Vraag dan je systeembeheerder, websitebeheerder of hostingpartij (bijvoorbeeld TransIP of MijnDomein) om jou te helpen bij het instellen van ons SPF-record.
Welke stappen moet ik doen in Intramed?
Om gebruik te kunnen maken van de mailserver van Intramed, dien je de e-mailinstellingen leeg te maken als dit nog niet gedaan is. Dit kun je doen door via menu naar [Systeem], [Organisatie], [E-mailinstellingen], tabblad “1. Algemeen” te gaan. Maak hier de servernaam leeg, alle overige instellingen zullen dan verborgen worden. Zorg ervoor dat de volgende instellingen zijn ingeschakeld onder het onderdeel “Overig”:
– E-mail verzenden via interne client
– Automatische e-mail bewaren
– Ingetypte e-mail bewaren
Wanneer je deze stappen hebt gevolgd, klik dan op het kruisje rechtsboven. Je krijgt dan de vraag of je de instellingen wilt bewaren. Klik op “Ja” om de wijzigingen op te slaan. Als je het goed gedaan hebt zal het eruit zien als onderstaande screenshot.
