Specifieke onderwerpen voor Revalidatiezorg (MSZ)

In Intramed is het volledige administratieproces voor de Medische Specialistische Zorg opgenomen, zodat je als sportarts het zorgtraject kunt registreren. Voordat je het zorgtraject kunt registreren, moet je een codelijst toevoegen. Daarna kun je een afspraak inplannen en het medisch handelen registreren in de behandelepisode.

Codelijst toevoegen

Om afspraken te kunnen plannen en behandelingen te kunnen declareren via Intramed, is het nodig om een codelijst met verrichtingcodes aan te maken.

1. Klik op menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten].
2. Klik op  .
3. Vul de velden in:
   

   Veld	Omschrijving
   Lijstnr.:	Dit veld wordt automatisch ingevuld als je de codelijst bewaart; je kunt ook zelf een nummer intypen.
   Actief:	Laat de optie “Ja” staan.
   Omschrijving:	Typ een omschrijving van de codelijst in, bijvoorbeeld “Sportgeneeskunde”.
   Soort:	Dit veld wordt automatisch ingevuld wanneer je het veld “Soort prestatiecodelijst:” invult.
   Soort codes:	Dit veld wordt automatisch ingevuld wanneer je het veld “Soort prestatiecodelijst:” invult.
   Soort prestatiecodelijst:	Klik op  en kies “Medisch specialistische zorg”.
   Gebruikte declaratiestandaard:	Dit veld is automatisch ingevuld met “DBC / Ziekenhuiszorg”.
   Gebaseerd op:	Klik op  en kies of de codelijst is gebaseerd op aantal behandelingen of op de duur van behandelingen. Dus of het tarief geldt per behandeling, of per tijdseenheid. Bij een aantal MSZ-activiteiten moet de duur in minuten vastgelegd worden. De meeste activiteiten worden per stuk ingevoerd én de duur wordt vertaald naar eenheden van vijf minuten; in dat geval kies je hier voor “Aantal”.
   Omzetrekening:	Klik op  en dubbelklik op de omzetrekening waar de ontvangsten geboekt moeten worden. Als je niets invult wordt de omzetrekening die bij de systeemgegevens is ingevuld gebruikt.
   Btw:	Klik op  en kies welk btw-percentage geldt: geen, laag of hoog.
   Nooit via servicebureau:	Kies voor deze optie, als je de declaraties niet naar een servicebureau wilt sturen, ook al is in de systeem- of medewerkergegevens aangegeven dat er gedeclareerd wordt via een servicebureau.  Werk je met D-Pay, dan geldt dit filter ook daarvoor: Als de behandelingen / declaratiemomenten niet meegaan met dinnen, declareer je ze via de gewone route [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat] of [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen nota’s].

   
4. Klik op tabblad “2. Instellingen”.
5. Klik op  achter het veld “Discipline:” en kies “Sportgeneeskunde”.
   
6. Klik op tabblad “3. Behandelcodes”.
7. Klik op “Ja”.
8. Klik op  om behandelcodes toe te voegen.
9. Vul het scherm in, zoals de volgende afbeelding. (We voegen eerst een vervolg consult toe, zodat we die bij bij het eerste consult als vervolgcode kunnen kiezen.)
   
   

   Veld	Omschrijving
   Codelijst:	Hier wordt automatisch de codelijst ingevuld waar je de verrichtingcode aan toevoegt. Je kunt dit niet wijzigen.
   Nummer:	Dit veld wordt automatisch ingevuld als je de codelijst bewaart; je kunt ook zelf een nummer intypen.
   Actief:	Laat de optie “Ja” staan.
   Declaratiecode:	Typ hier eventueel een declaratiecode in. Dit is een andere code dan je in het veld “Nummer:” heeft ingetypt.
   Omschrijving:	Typ hier een omschrijving van de behandelcode in; bijvoorbeeld “Vervolg consult”.
   Eenmalig consult:	Klik op  en kies “Ja” als het een eenmalig consult is (bijvoorbeeld een intake), of “Nee” als de code vaker gebruikt kan worden bij één patiënt (bijvoorbeeld een afspraak aan huis).
   Vervolgcode:	Dit veld is alleen beschikbaar als je bij het veld “Eenmalig consult:” hebt gekozen voor “Ja”. Klik zo nodig op  en dubbelklik op de vervolgcode die gebruikt moet worden.  Bij het toevoegen van een vervolgbehandeling, wordt bij de vervolgbehandeling automatisch de behandelcode ingevuld die je hier hebt ingetypt.   Je kunt een behandelcode hernummeren; bijvoorbeeld om een andere code op een logische plaats in de lijst te krijgen. Het is niet mogelijk om de behandelcode te hernummeren, als het veld “Vervolgcode:” is gevuld. Hernummeren van de codelijst is dan ook niet meer mogelijk.
   Als extra code toegestaan:	Klik op  kies voor “Ja” als je de behandelcode ook wilt kunnen toevoegen als er al één of meerdere codes zijn toegevoegd in de behandeling.  In behandelingen is het mogelijk om meerdere codes te selecteren. Zo kun je bijvoorbeeld in één behandeling een intake doen in combinatie met een eerste behandeling. Je moet dan dus twee codes selecteren in de behandeling.
   Kleur in de agenda:	Klik zo nodig op  en kies een kleur. Als je een behandeling met deze verrichtingcode toevoegt, krijgt de regel in de agenda de kleur die je hier instelt.     Je kunt ook zelf een kleur instellen. Kies dan bij dit veld voor “Overige”.

10. Klik in een vak in de rubriek “Verrichtingactiviteiten:” bevestig het bewaren van de behandelcode.
11. Vul de kolommen de rubriek “Verrichtingactiviteiten:” in.
    

    Kolom	Omschrijving
    Volgorde:	Typ een volgnummer in.
    Code	Klik op  en dubbelklik op de activiteitcode die gebruikt moet worden.  De lijst activiteiten is gefilterd op actieve zorgactiviteiten én zorgactiviteiten, die passen bij een gekozen zorgprofielklasse (de filters onderin dit scherm). Je kunt deze filters ook uitvinken om de complete lijst te zien.
    Directe tijd:	Typ de tijd in, die besteed is met het directe contact met een patiënt in het kader van het uitvoeren van de activiteit.
    Ind. tijd	Typ de bestede tijd in, die samenhangt met het uitvoeren van een behandel- en/of begeleidingsactiviteit. Bijvoorbeeld voorbereiden activiteit of verslaglegging en administratie in het kader van de activiteit.
    Reistijd	Reistijd is in de MSZ (anders dan in de GGZ) niet te koppelen aan een activiteit en kun je daarbij niet vastleggen. Reistijd heeft een eigen zorgactiviteit: 10906 Reistijd / vacatie per half uur. Reiskosten (kilometers) kun je invoeren via de zorgactiviteit 10905 Reiskosten per kilometer.
    In groep	Klik op  en kies voor “Ja” als het om een groepsbehandeling gaat.
    Aantal	Typ het aantal malen in, dat de activiteit uitgevoerd wordt binnen een behandeling.  Er is een controle op de ingevoerde tijd / aantallen. De tijd wordt in de MSZ altijd in stappen van 5 minuten ingegeven; voor aantallen wordt bij de zorgactiviteiten soms een afwijkende eenheid aangegeven.
    Module	Bij sportgeneeskunde is deze kolom niet beschikbaar.

12. Sluit het scherm (“ESC” of  ).
13. Klik op  om nog een behandelcodes toe te voegen.
14. Vul het scherm in, zoals de volgende afbeelding.
    
15. Sluit het scherm (“ESC” of  ). 
16. Je bent terug in de codelijst. Voeg zo nodig op dezelfde manier meer behandelcodes toe. 
17. Klik op tabblad “4. Zorgproducten”.
18. Op tabblad “4. Zorgproducten” kunnen de zorgproducten vastgelegd worden. Per zorgproduct kun je de al ingevulde gegevens bekijken en zo nodig wijzigen. Ook kun je daar zo nodig de tarieven vastleggen in een declaratietraject. Waar er (vastgestelde) tarieven bekend zijn (met name verzekerde zorg), zijn de tarieven al ingevuld.  
    

Een patiënt in behandeling nemen: behandelserie gebruiken

In Intramed maak je voor een nieuwe patiënt (of een bestaande patiënt met een nieuwe klacht) snel een eerste afspraak via de agenda met de wizard “Plannen van een afspraak”. Daarbij wordt automatisch een behandelepsiode (zorgtraject) en behandelserie (DBC) aangemaakt.

Op tabblad “2. Toestemming” van de behandelserie worden verschillende data, waaronder de begin- en einddatum van de behandelserie, vastgelegd.

Op tabblad “3. Diagnose en zorgvraagindex”, subtabblad “a. Diagnose” registreer je de primaire diagnose. Als je het veld “Code” invult, wordt automatisch het veld “Diagnosedatum:” ingevuld met de huidige datum. Je kunt die datum zo nodig wijzigen.

Op subtabblad “b. Zorgvraagindex” registreer je de zorgprofielklasse en zorgvraagindex.

Vul de velden in:

Op tabblad “4. Activiteiten” worden activiteiten vanuit de behandelingen overgenomen. Je kunt ook “losse” activiteiten vastleggen.  

1. Klik in een regel.
2. Klik op  om een nieuwe regel toe te voegen.
3. Vul de velden in:
   

   Kolom	Omschrijving
   Datum	Typ de datum in waarop de activiteit verricht is, of gebruik de kalender via .
   Code	Klik op  en dubbelklik op de activiteit.  Door onder in het selectiescherm het filter “Actief” aan te vinken, zie je alleen de actieve activiteiten. De lijst is ook gefilterd op de Zorgprofielklasse. Je kunt dit filter uitzetten om alle activiteiten te zien.
   Omschrijving	Hier wordt automatisch de beschrijving van de activiteit ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.
   Dir.	Dit veld is alleen bij een aantal specifieke activiteiten beschikbaar.  Intramed vult zelf al een standaard duur in van 5 minuten. Je kunt deze waarde aanpassen, zolang dit voldoet aan de vastgestelde stapgrootte (tijd in veelvoud van 5 minuten). Doe je dat niet, dan krijg je een melding en springt het programma terug naar het invoerveld. Bij bijvoorbeeld “Logopedie – indirect patiëntgebonden handelen – revalidatie.” kun je geen 33 minuten invoeren.
   Indir.	Dit veld is alleenbij een aantal specifieke activiteiten beschikbaar. Intramed vult zelf al een standaard duur in van 5 minuten. Je kunt deze waarde aanpassen, zolang dit voldoet aan de vastgestelde stapgrootte (tijd in veelvoud van 5 minuten). Doe je dat niet, dan krijg je een melding en springt het programma terug naar het invoerveld. Bij bijvoorbeeld “Logopedie – indirect patiëntgebonden handelen – revalidatie.” kun je geen 33 minuten invoeren.
   Reis	Dit veld is niet beschikbaar.
   Aantal	Dit veld is alleen bijeen aantal specifieke activiteiten beschikbaar. Typ zo nodig voor activiteiten die niet via tijdschrijven worden verantwoord zoals activiteit 190041 “Revalidatiebehandeling”, een aantal in: Intramed vult zelf al een standaard aantal (1) in. Je kunt deze waarde aanpassen, zolang dit voldoet aan de vastgestelde stapgrootte (aantallen in hele getallen). Doe je dat niet, dan krijg je een melding en springt het programma terug naar het invoerveld. 1,5 röntgenfoto of 0,73 longfunctieonderzoek kun je dus niet invoeren.  Alleen als het om een activiteit gaat, die op aantallen gebaseerd is, kun je een einddatum invullen.
   Groep	Dit veld is alleen in te vullen, als dat bij de gekozen activiteit ingesteld is dat deze als groepsactiviteit kan voorkomen. Kies zo nodig of de verrichte activiteit een groepsactiviteit is. Hier wordt standaard “Nee” ingevuld; je kunt dit wijzigen. Klik op  en kies “Ja”, of “Nee”.
   Beh.	Hier wordt standaard de therapeut, die de behandeling verricht heeft, ingevuld. Als de activiteit niet bij de behandeling zelf is ingevoerd, maar rechtstreeks op dit tabblad, wordt de therapeut die in de behandelserie / behandelepisode staat ingevuld. Je kunt dit wijzigen: klik op  en dubbelklik op de behandelaar.  Door onder in het selectiescherm het filter “In dienst” aan te vinken, zie je alleen de in dienst zijnde medewerkers.
   Einddatum	Alleen als het om een activiteit gaat, die op aantallen gebaseerd is, kun je een einddatum invullen. Typ deze zo nodig in.
   Prijs	Dit veld is alleen bijeen aantal specifieke activiteiten beschikbaar. Typ zo nodig een prijs voor de activiteit in.
   Soort locatie	Dit veld is alleen bijeen aantal specifieke activiteiten beschikbaar. Klik op  en kies “Onbekend”, “Praktijk”, “Aan huis” of “In instelling”.
   Locatie	Dit veld is alleen bijeen aantal specifieke activiteiten beschikbaar. Kies de locatie waar de activiteit plaatsvind; dit hangt af van wat je bij “Soort locatie” gekozen hebt: “Onbekend”: dit veld is niet beschikbaar; “Praktijk”: klik op  en dubbelklik op de praktijklocatie. “Aan huis”: standaard wordt het patiëntnummer van de betrokken patiënt ingevuld; je kunt dit wijzigen. Klik op  en dubbelklik op de patiënt. “In instelling”: klik op  en dubbeklik op de instelling.  Als deze activiteit via een behandeling is ingevoerd en daar is een praktijklocatie, aan huis-locatie of instelling ingevoerd, wordt dat in deze regel op dit tabblad overgenomen.
   Postwijk verrichting	Dit veld is alleen bijeen aantal specifieke activiteiten beschikbaar. Hier worden standaard de 4 cijfers van de Nederlandse postcode van de opgegeven praktijklocatie, het huisadres van de patiënt of van de instelling waar de patiënt verblijft, ingevuld. Als je ‘s avonds thuis een verslag uitwerkt, dan moet je de postcodecijfers van je huisadres intypen.  De NZa schrijft voor dat indien bekend de “postwijk” moet worden ingevuld.  Van buitenlandse postcodes is het niet wenselijk om de eerste vier tekens weer te geven; bij Belgische postcodes bijvoorbeeld staat er een “B” vooraan de postcode. De postwijk wordt niet gevuld als het eerste teken van de gevonden postwijk een letter is. De postwijk wordt dan leeg gelaten, zodat er bij het exporteren geen probleem ontstaat.
   Module	Dit veld is alleen bijeen aantal specifieke activiteiten beschikbaar. Specifiek bedoeld voor de MSZ revalidatie zorg: in de kolom “Module” kun je bij alle activiteiten, die direct patiëntgebonden tijd betreffen, een module uit een lijst kiezen als je de direct patiëntgebonden tijd hebt ingevuld.

Een patiënt in behandeling nemen: behandelingen invoeren

Op tabblad “1. Behandelgegevens” van een behandeling kies je de Zorgprofielklasse. In de rubriek “Declaratiegegevens” zie je dat de behandeling via een afwijkend declaratietraject gedeclareerd wordt (dus geen vaste prijs per behandeling). Zoals eerder vermeld is het pas vanaf versie 8.7 van Intramed mogelijk om de behandelingen te declareren.

Op tabblad “2. Verslaglegging” registreer je het medisch handelen.

Op tabblad “4. Activiteiten” leg je de verrichte activiteiten vast op dezelfde manier die bij de behandelserie is besproken. Alle activiteiten die je in een behandeling toevoegt, zijn ook zichtbaar op tabblad “4. Activiteiten” van de behandelserie.

Een patiënt in behandeling nemen: behandelepisode gebruiken

In de behandelepisode op tabblad “1. Verslaglegging” registreer je je medisch handelen. In de map “Behandelepisode” kun je nog algemene gegevens over de patiënt en klacht registreren. De primaire diagnose wordt overgenomen uit de eerste behandelserie.

Privacyverklaring MSZ

Als een MSZ-patiënt een privacyverklaring heeft getekend, kan dat vastgelegd worden in Intramed. Daarvoor is op tabblad “3. Bijzonderheden” van de patiëntgegevens een veld toegevoegd. 

1. Ga naar tabblad “3. Bijzonderheden” van de patiëntgegevens.
2. Vink het vak “Maakt gebruik van privacyverklaring MSZ” aan, als de patiënt gebruik maakt van de privacyverklaring. De zorgactiviteiten worden dan niet meegestuurd naar de verzekeraar. De product- en diagnosecode wel.
   
3. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Behandelserie afsluiten en declareren

Vervolgens kun je de behandelserie afsluiten. 

De afgesloten behandelseries kunnen vervolgens gedeclareerd worden. 

In Intramed is het volledige administratieproces voor de Medische Specialistische Zorg opgenomen, zodat je als revalidatiearts je zorgtraject kunt registreren. Voordat je het zorgtraject kunt registreren, moet je een codelijst toevoegen. Daarna kun je een afspraak inplannen en het medisch handelen registreren in de behandelepisode.

Codelijst toevoegen

Om afspraken te kunnen plannen en behandelingen te kunnen declareren via Intramed, is het nodig om een codelijst met verrichtingcodes aan te maken.

1. Klik op menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten].
2. Klik op  .
3. Vul de velden in:
   

   Veld	Omschrijving
   Lijstnr.:	Dit veld wordt automatisch ingevuld als je de codelijst bewaart; je kunt ook zelf een nummer intypen.
   Actief:	Laat de “Ja” staan.
   Omschrijving:	Typ een omschrijving van de codelijst in, bijvoorbeeld “Revalidatiegeneeskunde”.
   Soort:	Dit veld wordt automatisch ingevuld wanneer je het veld “Soort prestatiecodelijst:” invult.
   Soort codes:	Dit veld wordt automatisch ingevuld wanneer je het veld “Soort prestatiecodelijst:” invult.
   Soort prestatiecodelijst:	Klik op  en kies “Medisch specialistische zorg”.
   Gebruikte declaratiestandaard:	Dit veld is automatisch ingevuld met “DBC / Ziekenhuiszorg”.
   Gebaseerd op:	Klik op  en kies of de codelijst is gebaseerd op aantal behandelingen of op de duur van behandelingen. Dus of het tarief geldt per behandeling of per tijdseenheid. Bij een aantal MSZ-activiteiten moet de duur in minuten vastgelegd worden. De meeste activiteiten worden per stuk ingevoerd én de duur wordt vertaald naar eenheden van vijf minuten; in dat geval kies je voor “Aantal”.
   Omzetrekening:	Klik op  en dubbelklik op de omzetrekening waar de ontvangsten geboekt moeten worden. Als je niets invult wordt de omzetrekening die is ingevuld bij de systeemgegevens gebruikt.
   Btw:	Klik op  en kies welk btw-percentage geldt: geen, laag of hoog.
   Nooit via servicebureau:	Vink deze optie aan als je de declaraties niet naar een servicebureau wilt sturen, ook al is in de systeem- of medewerkergegevens aangegeven dat er gedeclareerd wordt via een servicebureau.  Werk je met D-Pay, dan geldt dit filter ook daarvoor: Als de behandelingen / declaratiemomenten niet meegaan met dinnen, declareer je ze via de gewone route [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat] of [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen nota’s].

   
4. Klik op tabblad “2. Instellingen”.
5. Klik op  achter het veld “Discipline:” en kies “Revalidatiezorg”.
    
6. Klik op tabblad “3. Behandelcodes”;
   het scherm “Bevestig” wordt geopend.
7. Klik op “Ja”.
8. Klik op  om behandelcodes toe te voegen.
9. Vul het scherm in, bijvoorbeeld zoals in de volgende afbeelding.
    
   

   Veld	Omschrijving
   Codelijst:	Automatisch wordt de codelijst ingevuld waar je de verrichtingcode aan toevoegt. Je kunt dit niet wijzigen.
   Nummer:	Dit veld wordt automatisch ingevuld als je de codelijst bewaart; je kunt ook zelf een nummer intypen.
   Actief:	Laat “Ja” staan.
   Declaratiecode:	Als de behandeling met een andere code moet worden gedeclareerd dan bij het veld “Nummer:” is ingevuld, typ je die code hier in.
   Omschrijving:	Typ een omschrijving van de behandelcode in, bijvoorbeeld “Revalidatiearts intake”.
   Eenmalig consult:	Klik op  en kies voor “Ja” als het een eenmalig consult is (bijvoorbeeld een intake), of voor “Nee” als de code vaker gebruikt kan worden bij één patiënt (bijvoorbeeld een afspraak aan huis).
   Vervolgcode:	Dit veld is alleen beschikbaar als je bij het veld “Eenmalig consult:” hebt gekozen voor “Ja”. Als van toepassing, klik op  achter het veld. Klik in het scherm “Selecteren Verrichtingcode” op de vervolgcode die gebruikt moet worden, en klik op “OK”.  Bij het toevoegen van een vervolgbehandeling, wordt bij de vervolgbehandeling automatisch de behandelcode ingevuld die je hebt ingetypt.   Je kunt een behandelcode hernummeren; bijvoorbeeld om een andere code op een logische plaats in de lijst te krijgen. Het is niet mogelijk om de behandelcode te hernummeren, als het veld “Vervolgcode:” is gevuld. Hernummeren van de codelijst is dan ook niet meer mogelijk.
   Als extra code toegestaan:	Klik op  en kies voor “Ja” als je de behandelcode ook wilt kunnen toevoegen als er al één of meerdere codes zijn toegevoegd in de behandeling.  In behandelingen is het mogelijk om meerdere codes te selecteren. Zo kun je bijvoorbeeld in één behandeling een intake doen in combinatie met een eerste behandeling. Je moet dan dus twee codes selecteren in de behandeling.
   Kleur in de agenda:	Klik zo nodig op  en kies een kleur. Als je een behandeling met deze verrichtingcode toevoegt, krijgt de regel in de agenda de kleur die je instelt.    Je kunt ook zelf een kleur instellen. Kies dan bij dit veld voor “Overige”.

10. Klik in een vak in de rubriek “Verrichtingactiviteiten:” bevestig het bewaren van de behandelcode.
11. Vul de kolommen de rubriek “Verrichtingactiviteiten:” in.
    

    De activiteiten in de behandelcodes worden automatisch toegevoegd, wanneer je een behandeling met de behandelcode inplant.

    Kolom	Omschrijving
    Volgorde:	Typ een volgnummer in.
    Code	Klik op  en dubbelklik op de activiteitcode die gebruikt moet worden.  De lijst activiteiten is gefilterd op actieve zorgactiviteiten én zorgactiviteiten, die passen bij een gekozen zorgprofielklasse (de filters onderin dit scherm). Je kunt deze filters ook uitvinken om de complete lijst te zien.
    Directe tijd:	Typ de tijd in, die besteed is met het directe contact met een patiënt in het kader van het uitvoeren van de activiteit.
    Ind. tijd	Typ de bestede tijd in, die samenhangt met het uitvoeren van een behandel- en/of begeleidingsactiviteit. Bijvoorbeeld “Voorbereiden activiteit” of “Verslaglegging en administratie in het kader van de activiteit”.
    Reistijd	Reistijd is in de MSZ (anders dan in de GGZ) niet te koppelen aan een activiteit en kun je daarbij niet vastleggen. Reistijd heeft een eigen zorgactiviteit: 10906 Reistijd / vacatie per half uur. Reiskosten (kilometers) kun je invoeren via de zorgactiviteit 10905 Reiskosten per kilometer.
    In groep	Klik op  achter het veld, en kies voor “Ja” als het om een groepsbehandeling gaat.
    Aantal	Typ in hoe vaak de activiteit uitgevoerd mag worden binnen een behandeling.  Er is een controle op de ingevoerde tijd / aantallen. De tijd wordt in de MSZ altijd in stappen van 5 minuten ingegeven; voor aantallen wordt bij de zorgactiviteiten soms een afwijkende eenheid aangegeven.
    Module	In de kolom “Module” kun je bij alle activiteiten, die direct patiëntgebonden tijd betreffen, een module uit een lijst kiezen.

12. Sluit het scherm (“ESC” of  ).
13. Klik op  om nog een behandelcodes toe te voegen.
14. Vul het scherm in, bijvoorbeeld zoals de volgende afbeelding.
     
15. Sluit het scherm (“ESC” of  ).
16. Je bent terug in de codelijst. Voeg zo nodig op dezelfde manier meer behandelcodes toe.
17. Klik op tabblad “4. Zorgproducten”.
18. Op tabblad “4. Zorgproducten” kunnen de zorgproducten vastgelegd worden. Per zorgproduct kun je de al ingevulde gegevens bekijken en zo nodig wijzigen. Ook kun je daar zo nodig de tarieven vastleggen in een declaratietraject. Waar er (vastgestelde) tarieven bekend zijn (met name verzekerde zorg), zijn de tarieven al ingevuld.  
    

Een patiënt in behandeling nemen: behandelserie gebruiken

In Intramed maak je voor een nieuwe patiënt (of een bestaande patiënt met een nieuwe klacht) snel een eerste afspraak aan in de agenda met de wizard “Plannen van een afspraak”. Daarbij wordt een behandelepsiode (zorgtraject) en behandelserie (DBC) aangemaakt.

Op tabblad “2. toestemming” worden verschillende data vastgelegd, waaronder de begin- en einddatum van de behandelserie.

Medisch Specialistische Revalidatie Zorg (MSRZ) kent een maximale duur van 120 dagen. Bij het aanmaken van een behandelserie via de wizard, wordt rekening gehouden met deze maximale duur.
Wanneer een eerste MSRZ afspraak wordt ingepland via de wizard “Plannen van een afspraak”, wordt de begindatum van de nieuwe behandelserie (en behandelepisode) op de afspraakdatum gezet en de einddatum op de uiterste einddatum (= begindatum + geldende maximale duur).

Bij de berekening van de einddatum van een vervolg-behandelserie wordt ook rekening gehouden met de geldende maximale duur.

Op tabblad “3. Diagnose en zorgvraagindex”, subtabblad “a. Diagnose” registreer je de primaire diagnose. Als je het veld “Code” invult, wordt automatisch het veld “Diagnosedatum:” ingevuld met de huidige datum. Je kunt die datum zo nodig wijzigen.

Op subtabblad “b. Zorgvraagindex” registreer je de zorgvraagindex.

1. Vul de velden in de rubriek “Zorgvraagindex Medisch specialistische revalidatie” in.
   

   Veld	Omschrijving
   Verwachte gewogen behandeluren >=9	Vink deze optie aan, als het aantal verwachte gewogen behandeluren door de revalidatiearts groter of gelijk is aan 9 uur. Vervolgens worden meer opties getoond die je moet invullen. Zie hierna bij de verdere invulling afhankelijk van deze optie.

Verdere invulling bij de keuze “Verwachte gewogen behandeluren >=9” NIET aangevinkt

Als je de optie “Verwachte gewogen behandeluren >=9” niet hebt aangevinkt, zijn er nog 3 andere velden beschikbaar.

1. Vul de velden in.
   

   Veld	Omschrijving
   Inschakeling revalidatiedisciplines < 9 uur (anders dan de revalidatiearts)	Vink deze optie aan, als het aantal verwachte behandeluren van de andere revalidatiedisciplines minder is dan 9 uur. Het veld “Zorgklasse:” wordt vervolgens automatisch ingevuld met de “Beperkt behandelproduct”.
   Zorgvraagindex:	Dit veld wordt automatisch ingevuld, aan de hand van de ingevulde velden.
   Zorgklasse:	Dit veld wordt automatisch ingevuld afhankelijk van het aanvinken van het eerste veld. Je kunt dit wijzigen: klik op  en kies de zorgklasse.

Verdere invulling bij de keuze “Verwachte gewogen behandeluren >=9” WEL aangevinkt

Als je de optie “Verwachte gewogen behandeluren >=9” wel hebt aangevinkt, worden meer velden getoond.

1. Vul de velden in.
   

   Veld / rubriek	Omschrijving
   Worden >14 verpleegdagen verwacht:	Als eerste kies je of het aantal verwachte verpleegdagen groter zal zijn dan 14. Als je dit aanvinkt, wordt de invulling van het veld “Soort zorgproduct:” van de standaard invulling “Ambulant” naar “Klinisch” omgezet.
   Participatieambitie:	Vink de opties aan die van toepassing zijn. De opties die je kiest, bepalen de zorgvraagindex.
   Externe factoren:	Klik op  en kies de opties die van toepassing zijn. De opties die je kiest, bepalen de zorgvraagindex.
   Persoonlijke factoren:	Klik op  en kies de opties die van toepassing zijn. De opties die je kiest, bepalen de zorgvraagindex.
   Zorgvraagindex:	Dit veld wordt automatisch ingevuld, aan de hand van de ingevulde velden.
   Soort zorgproduct:	Dit veld wordt automatisch ingevuld met “Ambulant” of “Klinisch”. Je kunt dit wijzigen: klik op  en kies het soort zorgproduct.
   Zorgklasse:	Klik op  en kies de zorgklasse.

2. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Op tabblad “4. Activiteiten” van de behandelserie worden activiteiten vanuit de behandelingen overgenomen. Je kunt ook “losse” activiteiten vastleggen. 

1. Voeg een nieuwe regel toe ().
2. Vul de velden in:
   

   Kolom	Omschrijving
   Datum	Klik op  en kies de datum waarop de activiteit verricht is.
   Code	Klik op  en dubbelklik op de activiteit.  Vink onder in het scherm het filter “Actief” aan om alleen de actieve activiteiten te zien. De lijst is ook gefilterd op de Zorgprofielklasse. Je kunt dit filter uitzetten om alle activiteiten te zien.
   Omschrijving	Automatisch de beschrijving van de activiteit ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.
   Dir.	Dit veld is alleen bij een aantal specifieke activiteiten beschikbaar.  Intramed vult zelf al een standaard duur in van 5 minuten. Je kunt deze waarde aanpassen, zolang dit voldoet aan de vastgestelde stapgrootte (tijd in veelvoud van 5 minuten). Doet je dat niet, dan krijg je een melding en springt het programma terug naar het invoerveld. Bij bijvoorbeeld “Logopedie – indirect patiëntgebonden handelen – revalidatie.” kun je geen 33 minuten invoeren.
   Indir.	Dit veld is alleenbij een aantal specifieke activiteiten beschikbaar. Intramed vult zelf al een standaard duur in van 5 minuten. Je kunt deze waarde aanpassen, zolang dit voldoet aan de vastgestelde stapgrootte (tijd in veelvoud van 5 minuten). Doet je dat niet, dan krijg je een melding en springt het programma terug naar het invoerveld. Bij bijvoorbeeld “Logopedie – indirect patiëntgebonden handelen – revalidatie.” kun je geen 33 minuten invoeren.
   Reis	Dit veld is niet beschikbaar.
   Aantal	Dit veld is alleen bijeen aantal specifieke activiteiten beschikbaar. Typ zo nodig voor activiteiten die niet via tijdschrijven worden verantwoord zoals activiteit 190041 “Revalidatiebehandeling”, een aantal in: Intramed vult zelf al een standaard aantal (1) in. Je kunt deze waarde aanpassen, zolang dit voldoet aan de vastgestelde stapgrootte (aantallen in hele getallen). Doet je dat niet, dan krijg je een melding en springt het programma terug naar het invoerveld. 1,5 röntgenfoto of 0,73 longfunctieonderzoek kun je dus niet invoeren.  Alleen als het om een activiteit gaat, die op aantallen gebaseerd is, kun je een einddatum invullen.
   Groep	Dit veld is alleen in te vullen, als dat bij de gekozen activiteit ingesteld is dat deze als groepsactiviteit kan voorkomen. Kies zo nodig of de verrichte activiteit een groepsactiviteit is. Standaard wordt “Nee” ingevuld; je kunt dit wijzigen: klik op .
   Beh.	Standaard wordt de therapeut ingevuld, die de behandeling verricht heeft. Als de activiteit niet bij de behandeling zelf is ingevoerd, maar rechtstreeks op dit tabblad, wordt de therapeut die in de behandelserie / behandelepisode staat ingevuld. Je kunt dit wijzigen: klik op  en dubbelklik op de therapeut.  Vink het filter “In dienst” aan om alleen de in dienst zijnde medewerkers te zien.
   Einddatum	Alleen als het om een activiteit gaat, die op aantallen gebaseerd is, kun je een einddatum invullen. Typ deze zo nodig in.
   Prijs	Dit veld is alleen bijeen aantal specifieke activiteiten beschikbaar. Typ zo nodig een prijs voor de activiteit in.
   Soort locatie	Dit veld is alleen bijeen aantal specifieke activiteiten beschikbaar. Klik op  en kies “Onbekend”, “Praktijk”, “Aan huis” of “In instelling”.
   Locatie	Dit veld is alleen bijeen aantal specifieke activiteiten beschikbaar. Kies de locatie waar de activiteit plaatsvindt; dit hangt af van wat je bij “Soort locatie” gekozen hebt: “Onbekend”: dit veld is niet beschikbaar; “Praktijk”: klik op  en dubbelklik op de praktijklocatie. “Aan huis”: standaard wordt het patiëntnummer van de betrokken patiënt ingevuld; je kunt dit wijzigen: klik op  en dubbelklik op de patiënt. “In instelling”: klik op  en dubbelklik op de instelling.  Als deze activiteit via een behandeling is ingevoerd en daar is een praktijklocatie, aan huis-locatie of instelling ingevoerd, wordt dat in deze regel op dit tabblad overgenomen.
   Postwijk verrichting	Dit veld is alleen bijeen aantal specifieke activiteiten beschikbaar. Standaard worden de 4 cijfers van de Nederlandse postcode van de opgegeven praktijklocatie, het huisadres van de patiënt of van de instelling waar de patiënt verblijft, ingevuld. Als je ‘s avonds thuis een verslag uitwerkt, dan moet je de postcodecijfers van je huisadres intypen.  De NZa schrijft voor dat als bekend, de “postwijk” moet worden ingevuld.  Van buitenlandse postcodes is het niet wenselijk om de eerste vier tekens weer te geven; bij Belgische postcodes bijvoorbeeld staat er een “B” vooraan de postcode. De postwijk wordt niet gevuld als het eerste teken van de gevonden postwijk een letter is. De postwijk wordt dan leeg gelaten, zodat er bij het exporteren geen probleem ontstaat.
   Module	Dit veld is alleen bijeen aantal specifieke activiteiten beschikbaar. Specifiek bedoeld voor de MSZ revalidatie zorg: in de kolom “Module” kun je bij alle activiteiten, die direct patiëntgebonden tijd betreffen, een module uit een lijst kiezen als je de direct patiëntgebonden tijd hebt ingevuld.

Een patiënt in behandeling nemen: behandelingen invoeren

Op tabblad “1. Behandelgegevens” van een behandeling kies je de Zorgprofielklasse als deze niet uit de behandelepisode is overgenomen.
 

In de rubriek “Declaratiegegevens” zie je dat de behandeling via een afwijkend declaratietraject gedeclareerd wordt (dus geen vaste prijs per behandeling). Zoals eerder vermeld is het pas vanaf versie 8.7 van Intramed mogelijk om de behandelingen te declareren.

Op tabblad “2. Verslaglegging” registreer je het medisch handelen.

Op tabblad “4. Activiteiten” leg je de verrichte activiteiten vast op dezelfde manier die bij de behandelserie is besproken. Alle activiteiten die je in een behandeling toevoegt, zijn ook zichtbaar op tabblad “4. Activiteiten” van de behandelserie.

Een patiënt in behandeling nemen: behandelepisode gebruiken

In de behandelepisode op tabblad “1. Verslaglegging” registreer je je medisch handelen. In de map “Behandelepisode” kun je nog algemene gegevens over de patiënt en klacht registreren. De primaire diagnose wordt overgenomen uit de eerste behandelserie.

Privacyverklaring MSZ

Als een MSZ-patiënt een privacyverklaring heeft getekend, kan dat vastgelegd worden in Intramed. Daarvoor is op tabblad “3. Bijzonderheden” van de patiëntgegevens een veld toegevoegd. 

1. Ga naar tabblad “3. Bijzonderheden” van de patiëntgegevens.
2. Vink het vak “Maakt gebruik van privacyverklaring MSZ” aan, als de patiënt gebruik maakt van de privacyverklaring. De zorgactiviteiten worden dan niet meegestuurd naar de verzekeraar. De product- en diagnosecode wel.
   
3. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Behandelserie afsluiten en declareren

Vervolgens kun je de behandelserie afsluiten. Lees daar hier meer over.

De afgesloten behandelseries kunnen vervolgens gedeclareerd worden. Lees daar hier meer over.

Voordat je MSZ behandelseries kunt declareren, moet je eerst de praktijkgegevens aanvullen en de behandelserie afsluiten.

Praktijkgegevens

In de praktijkgegevens moet de rubriek “Medisch Specialistische Zorg” ingevuld zijn, voordat je behandelseries kunt afsluiten.

1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens].
2. Vul de rubriek “Medisch Specialistische Zorg” in.
   
    

   Veld	Omschrijving
   UZI Register Abonnee nr.:	Typ jouw UZI-register Abonnee nummer in. Dit nummer kun je aanvragen bij het UZI-register.
   Sub-OID:	Op de achtergrond is automatisch een OID (Object Identifier) aangemaakt, die nodig is voor het bepalen van de productgroepcode (en vervolgens het NZa tarief). Maar als je gebruik wil maken van een eigen OID (aanvragen via de website www.hl7.nl) kan deze bij dit veld ingevuld worden.

3. Zorg er ook voor, dat de velden “AGB-praktijkcode:” en “AGB-instellingscode:” zijn ingevuld.
4. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Behandelserie afsluiten

Je kunt een behandelserie (= DBC) om verschillende redenen afsluiten:

• nadat de hele behandeling van de patiënt afgebroken wordt;
• nadat de laatste behandeling gegeven is;
• na 90 of 120 dagen. 

Pas als de behandelserie afgesloten is, kan deze gedeclareerd worden. Via een wizard wordt de behandelserie afgesloten, waarbij ook de productgroepcode bepaalt wordt. Deze code is noodzakelijk om de behandelserie te kunnen declareren. 

1. Klik rechts boven in de behandelserie op “Afsluiten”;
    
   In de wizard “Afsluiten van een behandelserie” worden de velden gevuld met gegevens uit tabblad “1. Behandelserie”. De open velden worden in het rood weergegeven. 
    
   Op de eerste pagina van de wizard is “Vorige” natuurlijk niet beschikbaar, maar op de volgende pagina’s wel. Door hierop te klikken, kun je altijd één stap terug.
2. Vul de velden in.
   

   Veld	Omschrijving
   Patiënt:	Het patiëntnummer en -naam is ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.
   Zorgtype:	Dit wordt overgenomen van tabblad “1. Behandelserie”. Dit is de aanleiding van de zorg. Als je het zorgtype hier wijzigt, wordt dat overgenomen op tabblad “1. Behandelserie”.
   Reden einde zorg DBC:	Klik op  en dubbelklik op de afsluitreden.
   Afsluitdatum:	Typ de datum in of gebruik de kalender via . De afsluitdatum mag nooit in de toekomst liggen; veelal wordt de huidige datum ingevuld. Intramed controleert of de uiterste einddatum van de behandelserie gerespecteerd wordt (tot 90 of 120 dagen na de begindatum).

3. Klik op “Volgende”.
   
   Hier zie je een aantal controle punten. Punten waaraan niet voldaan wordt, zijn met een rood kruis aangevinkt. 
4. Klik zo nodig op “Annuleren” en voer de ontbrekende gegevens in. Start daarna de wizard weer.
5. Klik op “Volgende” tot de volgende bladzijde met controle punten.
   
   Punten waaraan niet voldaan wordt, worden ook weer met een rood kruis aangevinkt. 
   Los zo nodig problemen op en start het afsluiten opnieuw.
6. Klik op “Volgende”; als er meerdere certificaten aanwezig zijn, wordt een keuze scherm geopend:
    
7. Klik op het systeemcertificaat (bestaat uit allemaal cijfers).
   
8. Klik op “Ja” als je wil dat het certificaat in het vervolg automatisch gekozen wordt. 
   Vink “Bij nee: deze vraag niet meer stellen” aan, als je nooit een certificaat automatisch wil laten kiezend.
   
   Op deze bladzijde zie je het resultaat van de externe grouper: onder andere de berekende productgroep en het NZa-tarief. 
9. Als er fouten gevonden zijn, wordt het scherm “Gevonden bevindingen” geopend.
   
   Los de fouten op en doorloop opnieuw de wizard.
   Je kunt het scherm “Gevonden bevindingen” open laten staan bij het oplossen van het probleem, maar je kunt het bestand ook opslaan via “Bewaren”.
10. Klik op “Voltooien”; in het geval van “Reden einde zorg DBC:”, 12 “Afsluiten zorgtype 11 of 21 wegens het bereiken van de maximale looptijd”, wordt het scherm “Bevestig” geopend.
    
11. Klik op “Ja” of “Nee”. 
    
12. Klik op “Sluiten”.
    Er zijn nu een aantal wijzigingen doorgevoerd:
    – Bovenin het scherm wordt de status op “Afgesloten” gezet en de afsluitdatum is ingevuld.
    – De knop “Afsluiten” is veranderd in “Opnieuw openen”.
    – Rechts onderin het scherm zijn de velden onder “Verzekerde zorg” gevuld.
    – Op tabblad “5. Declaratietraject” is het declaratiemoment ingevuld.
    – Op tabblad “6. DIS” is de status “Nog niet aangeleverd” veranderd in: “Aan te leveren”.

Vervolg-behandelserie

Bij het aanmaken van een vervolg behandelserie (DBC), sluit de begindatum voortaan automatisch aan op de einddatum van de voorgaande DBC. Afhankelijk van de huidige datum of agenda-datum, is de begindatum aansluitend op de einddatum van de voorgaande DBC, 120 later of 240 dagen later:

• Bij een datum tussen de einddatum en 120 dagen, wordt de begindatum aansluitend gemaakt.
• Tussen 120 en 240 dagen wordt de begindatum 120 dagen na de einddatum gezet.
• Tussen 240 en 360 dagen worden de begindatum 240 dagen na de einddatum gezet.
• Na 360 wordt er een waarschuwing gegeven dat de begindatum maximaal 240 dagen na het einde van de voorgaande mag liggen. De begindatum wordt dan ook 240 dagen na de einddatum gezet.

Bij het bewaren van de behandelserie wordt nogmaals gecontroleerd of de begindatum nog overeenkomt met de einddatum van de voorgaande behandelserie. Is dat niet het geval, wordt een foutmelding gegeven.

Je hebt een Medisch Specialistische Zorg (MSZ) behandelserie afgesloten. Maar als er bijvoorbeeld iets mis gegaan is bij de declaratie, de aanlevering aan DIS of als de behandeling van een patiënt toch weer voortgezet moet worden, moet je gegevens corrigeren / aanpassen. Daarvoor moet je een afgesloten behandelserie eerst opnieuw openen.

1. Open een behandelserie. 
2. Klik boven in het scherm op “Opnieuw openen”.
    
3. Als je ook de bijbehorende behandelepisode al had gesloten, kan die ook worden geopend. Klik daarvoor op “Ja” in de melding die je krijgt:
   
   Als je kiest voor “Nee”, wordt de behandelserie ook niet heropend.
4. Bovenin het scherm wordt de status op “Open” gezet en de afsluitdatum wordt verwijderd.
   De knop “Opnieuw openen” is veranderd in “Afsluiten”.
5. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Als je behandelseries hebt afgesloten, kun je de behandelseries declareren. Eventuele niet-verzekerde zorg wordt gefactureerd via patiëntnota’s. Speciaal voor de MSZ is een nieuw type nota lay-out toegevoegd. Deze kun je toevoegen via de nota-ontwerpen.

Tarief

Bij het afsluiten van de behandelserie is het NZa-tarief bepaald. Zo nodig kun je afwijken van dit tarief. In het contract kun je namelijk de tariefafspraken met de verzekeraar vastleggen. Zie daarvoor de help-documentatie “Contract wijzigen” en klik zo nodig door naar de informatie over de individuele tabbladen, of klik hier.

Declareren naar verzekeraars

De eerst stap in het declaratieproces, is het controleren van alle voor de declaratie van belang zijnde gegevens. Dat doe je via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat…] en klik op de knop “Gegevens controleren en aanvullen”. Klik hier voor meer informatie.

Vervolgens kunnen de behandelseries gedeclareerd worden. Dit gaat op de reguliere wijze (via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat…]. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de ZH308 declaratiestandaard. Voor meer informatie over het declareren naar verzekeraars klik je hier.

Factureren naar patiënten (inclusief nieuw nota-ontwerp)

De niet-verzekerde zorg wordt via patiëntnota’s gefactureerd. Ook dit gaat op de reguliere wijze (via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen nota’s…]). Klik hier voor meer informatie over het opbouwen van de nota’s.

• Nieuw nota-ontwerp

Daarbij wordt gebruik gemaakt van een nota lay-out. Daarop moet een aantal kenmerken vermeld zijn, zoals de diagnosecode, declaratiecode, zorgproduct, afsluitreden etc. Daarvoor is een nieuw type lay-out toegevoegd. Om een patiëntnota aan te kunnen maken, is het dus nodig dat je een nieuw nota-ontwerp toevoegt op basis van dit nieuwe type. Op onze website vind je een  nota-ontwerp, die je vervolgens kunt importeren:

1. Ga naar www.intramed.nl/downloads
2. Filter op “Ontwerpen”.
3. Download het nota-ontwerp “Nota voor MSZ”.
4. Ga in Intramed naar menu [Systeem], [Ontwerpen], [Rapporten].
5. Klik op .
6. Vul het veld “Naam:” in.
7. Kies bij de velden “Soort rapport:” voor “Nota” en “Soort nota:” voor “Per declaratieregel (incl. zorgactiviteiten MSZ).
   
8. Klik vervolgens op “Ontwerp”.
   
9. Klik op “Openen” .
10. Zoek en klik op het opgeslagen rapportontwerp.
11. Klik op “Openen”.
12. Pas het ontwerp zo nodig nog naar eigen wens aan.

Vervolgens kun je kiezen wanneer de nieuwe nota lay-out gebruikt moet worden:

• stel de lay-out in op tabblad “3. Nota instellingen” van de systeemgegevens, om het ontwerp standaard voor alle nota’s te gebruiken.
• stel de lay-out in op tabblad “3. Instellingen” van de medewerkergegevens, om de nota lay-out alleen bij een specifieke medewerker te gebruiken. 
• stel de lay-out in op tabblad “8. Codelijstinstellingen” van de medewerkergegevens, om de lay-out alleen te gebruiken bij een specifieke medewerker én codelijst (Revalidatiezorg of Sportgeneeskunde). Voeg daarvoor een nieuwe regel toe en vul de velden in: