Voorbereidingen op declareren
Maandelijks of met kortere/langere tussenpozen declareer je je kosten naar verzekeraars en/of naar patiënten/instellingen. Voordat je declareert doorloop je een aantal stappen om ervoor te zorgen dat de declaratie zo soepel mogelijk gaat.
Stap 1: Behandelingen klaarzetten voor declaratie (doorboeken)
Als je afspraken voor behandeling hebt ingevoerd, hebben deze de status “Afspraak”. Als je zou gaan declareren worden deze behandelingen niet meegenomen in de declaraties. De behandelingen moeten nog geboekt (= bevestigd als uitgevoerd) worden. Hiervoor bestaan verschillende mogelijkheden, afhankelijk van hoe je de agenda invult. Als je bijvoorbeeld één afspraak bent vergeten en die zet je alsnog in de agenda, kun je apart die ene afspraak boeken. Als je de afspraken van één dag of van meerdere dagen van jezelf en/of jou medewerker(s) invoert, kun je al die afspraken in één keer tegelijk boeken.
Boeken afspraak
- Klik op menu [Bestand], [Agenda] en klik op de afspraak die je wil boeken.
- Klik op rechtermuisknop “Boeken afspraak”. Klik op “Ja”.
- Boek eventueel nog meer afspraken.
Boeken afspraak
- Klik op menu [Bestand], [Agenda].
- Klik in de agenda op een dag op de rechtermuisknop “Boeken periode…”.
- Zet .. tussen twee datums als je alle afspraken in een langere periode wilt doorboeken,
bijvoorbeeld 01-01-2024..31-01-2024 - Maak het veld behandelaar leeg als je voor alle therapeuten de afspraken wil doorboeken voor deze periode.
- Klik op “OK”. De afspraken zijn nu doorgeboekt. Je herkent dit aan het icoon voor de afspraak in de agenda.
Bij het boeken van een periode kunnen er nog ongeboekte afspraken voorkomen van vóór de datum die je hebt ingevuld. Je krijgt daar een melding van.
Stap 2: Controle op verzekeringsrecht (COV)
Als je een patiënt in behandeling neemt, wordt vaak een Controle Op Verzekeringsrecht uitgevoerd via de patiëntgegevens. Intussen kan de patiënt van polis zijn veranderd. Een voorbeeld daarvan is FBTO waar je modules aan en uit kunt zetten per maand.
Ook aan het begin en eind van het jaar kunnen patiënten wisselen van verzekeraar.
Voordat je gaat declareren is het daarom handig om opnieuw een COV uit te voeren voor de meest actuele gegevens. Handig is om de COV dan uit te voeren in de agenda over alle patiënten in de periode waarover je gaat declareren (vorige maand).
- Klik op [Bestand], [Agenda].
- Klik op een dag in de agenda op de rechtermuisknop en op “Controle op Verzekeringsrecht”.
- Vul de velden in en klik op OK. Als je een COV wilt uitvoeren over de afgelopen maand vul je hier bijvoorbeeld in “01-01-2024..31-01-2024”.
- Laat de behandelaar leeg als je de COV direct voor alle afspraken bij de verschillende medewerkers wil uitvoeren.
- Komt er nu een foutmelding? Dan is de groep patiënten waarover je de COV wilt uitvoeren te groot. Herhaal de vorige stappen maar doe deze dan nu per behandelaar in plaats van voor alle behandelaars tegelijk.
- Voeg zo nodig nog patiënten toe aan de lijst “Te controleren patiënten”. Klik op “OK”.
- Klik op het systeemcertificaat van Vecozo (te herkennen aan alleen cijfers in de naam). Klik op “OK” om de resultaten over te nemen.
Stap 3: Gegevens controleren en aanvullen
Om fouten en daarmee vertraging in de declaratie te voorkomen, laat je vooraf Intramed de patiënten, behandelseries en behandelingen controleren, of alle voor declaratie benodigde gegevens zijn ingevuld.
- Open de gegevenscontrole via menu [Financieel], [Declaraties], [gegevens controleren en aanvullen].
- Er komt nu een filter naar voren waarbij je een datumperiode, behandelaar en andere zaken kunt instellen. Laat het veld behandelaar leeg als je de controle voor alle medewerkers wil uitvoeren. Klik op OK.
- Klik links in een rubriek op een probleem wat je wil verhelpen.
- Wijzig in het rechter schermdeel de gegevens.
- Klik aan de linkerkant op een volgende regel en bewaar de gegevens.
- Verhelp zo nodig meer gevonden fouten.
De mogelijkheden bij “Reden einde zorg:” in een verwijzing zijn voor GGZ anders dan voor andere beroepsgroepen. Daarom zijn er twee foutmeldingen: “Reden einde zorg is niet gevuld” en een aparte foutmelding nummer 20: “Reden einde zorg GGZ is niet gevuld”.
Stap 4: Eigen controles in de lijst behandelseries
In de lijst behandelseries kun je zelf doormiddel van filters en sorteringen een aantal controles op deze lijst uitvoeren. Je voegt hiervoor zelf de gewenste kolommen toe en legt filters over de gegevens heen.
Kolommen toevoegen / verwijderen
- Open een lijstscherm, bijvoorbeeld “Behandelseries” via menu [Bestand], [Behandelseries].
- Zet de muispijl in een kolomtitel. Klik op de rechter muisknop en kies “Indeling”.
- Klik in de lijst “Beschikbare velden” op een kolom die je wil toevoegen en klik op
om de kolom toe te voegen. - Klik in de lijst “Getoonde velden” op een kolom die je wil verwijderen en klik op
om de kolom te verwijderen. Klik nu op “OK”.
De kolommen worden, per medewerker, opgeslagen. Als je de volgende keer het scherm opstart, wordt het geopend zoals je het de laatste keer afgesloten hebt.
Voorbeeld: Controle op aanwezige zorgproducten
- Open de lijst “behandelseries” via [Bestand] [Behandelseries].
- Zorg ervoor dat de kolommen “codelijst” en “zorgproduct” toegevoegd zijn.
- Klik op het filter icoon in de iconenbalk
- Kies de juiste kolom waarop je wilt filteren en vul het juiste filter in, bijvoorbeeld een specifieke codelijst waarbij je wilt controleren of er zorgproducten aanwezig zijn.
- Sorteer nu de kolom “zorgproduct” door op de rechtermuisknop te klikken in de kolom en “aflopend sorteren” aan te klikken.
- De behandelseries bij deze specifieke codelijst (die je gefilterd hebt) staan nu gesorteerd en je ziet de series waar geen zorgproduct bij gekozen is bovenaan staan.
- Dubbelklik op een behandelserie om dit waar nodig aan te passen.
Er zijn in de lijst behandelseries natuurlijk nog veel meer controlemogelijkheden door te filteren en te sorteren. Bekijk de lijst met mogelijke kolommen en stel zelf je controlemogelijkheden samen.